Wie Unternehmen sich auf die Zukunft von Geschäftsreisen vorbereiten

Aktuell befinden wir uns im wohl größten Paradigmenwechsel, den die moderne Welt erlebt hat. Für diejenigen, die im Reise- und Gastgewerbe tätig sind, erweisen sich die derzeitigen Ereignisse als beispiellos. Sicherlich gab es auch in der Vergangenheit schon ähnliche Ausnahmezustände wie Naturkatastrophen, die weitreichende Auswirkungen hatten – die Folgen waren für Mensch, Umwelt und Wirtschaft oft deutlich spürbar. Dennoch: Die Coronakrise stellt die Wirtschaft auf den Kopf. Erwartet wird der deutlichste Rückgang von Wirtschaftsleistungen, der in Deutschland in den letzten Jahrzehnten zu verzeichnen war.

Viele Branchen sind in einem nie dagewesenen Ausmaß betroffen. So wurden bereits im März Veranstaltungen abgesagt, Reisen und Buchungen von Hotels storniert und Neubuchungen blieben lange aus. Besonders die Reisebranche bekommt die Auswirkungen der Krise zu spüren. Die DEHOGA meldete schon zu Beginn der Ausgangsbeschränkungen dramatische Umsatzausfälle im Hotel- und Gaststättengewerbe. Bis zu 80 Prozent sind es in Hotels, vom Ausfall bei Airlines ganz zu schweigen.

Die Infektionszahlen von COVID-19 gehen inzwischen langsam zurück. Gleichzeitig erfolgt eine langsame Erholung der Wirtschaft, die in absehbarer Zeit einen Aufschwung mit sich bringen wird. Was danach kommt? Viele neue Herausforderungen, auf die sich das Reise- und Gastgewerbe einstellen muss. Seien es weitere Gesundheitsrisiken, anhaltende Distanzregelungen, neue Reisebeschränkungen oder Auswirkungen auf den Umsatz.

Was können Travel Manager jetzt tun?

Es ist zwar möglich, dass die Auswirkungen der globalen Gesundheitskrise noch nicht in vollem Umfang zu spüren sind, aber es gibt schon jetzt viele Fragen, die beantwortet werden müssen. Welche Vorkehrungen müssen getroffen werden, um das eigene Unternehmen zu stabilisieren und auf kommende Herausforderungen vorzubereiten? Wie können Travel Manager eine Führungsrolle übernehmen, um für Mitarbeiter klare Leitlinien zu schaffen? Wie muss der Übergang in die neue Normalität vorbereitet und begleitet werden?

In der Zeit nach Corona müssen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe einige Anpassungen des Geschäftsalltags vornehmen. Denn auch wenn sich in den nächsten Monaten neue Möglichkeiten eröffnen können, bedarf es dafür zunächst unternehmerischer Voraussicht. Unsere Checkliste zeigt, worüber Travel Manager nachdenken sollten, um ihr Reiseprogramm solide aufzustellen.

Die wichtigsten Punkte sind hier zusammengefasst:

• Der Paradigmenwechsel: Wie können Unternehmen ihr Reiseprogramm an das sich ändernde Umfeld anpassen? Die höhere Anzahl von Mitarbeitern im Homeoffice kann beispielsweise eine Überprüfung der Expense-Richtlinien erfordern.
• Transparenz ist essenziell: Unternehmen sollten prüfen, ob ihr Reporting so umfassend ist, wie sie es sich wünschen. Auch wenn im Moment weniger Mitarbeiter auf Reisen sind, muss sichergestellt sein, dass alle Reiseausgaben erfasst sind und eingesehen werden können.
• Brücken bauen, Silos aufbrechen: Unternehmen müssen ihr Reiseprogramm auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter abstimmen. Gleichzeitig gilt es, sich an neuen lokalen und internationalen Vorschriften und Anforderungen auszurichten. Hier besteht für viele Unternehmen noch Optimierungspotenzial.
• Der nächsten Krise vorbeugen: Es ist keine Frage, ob die nächste Krise kommt, sondern wann, wo und in welchem Ausmaß. Hier ist besondere Vorsicht geboten – Unternehmen müssen Entwicklungen wachsam beobachten und die Fürsorgepflicht in ihrem Geschäftsreiseprogramm verankern.
• Partner für die Zukunft: Mit Dienstleistern in Kontakt treten und Geschäftsbeziehungen stärken – dafür ist jetzt ein ausgezeichneter Zeitpunkt. Durch den Austausch mit Partnern lässt sich ein gemeinsamer Weg für die Zeit nach der Krise finden

Travel Manager müssen jetzt verstärkt als Thought Leader auftreten, um ihr Unternehmen auf die Zukunft der Geschäftsreise vorzubereiten. Sichtbarkeit und Führungskompetenz sind aktuell gefragter denn je. Dafür braucht es Kommunikation mit Führungskräften und Mitarbeitern, um ihren Bedürfnissen zu begegnen und die Position des Travel Managers im Unternehmen zu stärken.

Wir können zwar nicht vorhersagen, wie die Welt nach COVID19 aussehen wird, aber wenn man die Pandemie als Weckruf für ein grundlegendes Umdenken sieht und sie als Chance begreift, können wir gestärkt aus ihr hervorgehen – als Individuen, als Dienstleister, als Unternehmen und auch als globale Gemeinschaft. Vielleicht wird sich die Art und Weise, wie Geschäfte geführt werden grundlegend verändern, aber es wird ein neues „business as usual“ geben – auch wenn es jetzt noch ungewohnt scheint.