Wie wird Covid-19 das Geschäftsreisemanagement verändern?

In der aktuellen Lage ist an eine Geschäftsreise natürlich kaum zu denken. Kommunikation findet fast ausschließlich digital statt. Und in der Umsetzung werden wir zunehmend kreativ. Wir suchen uns Wege und Mittel, um alles vom Homeoffice aus zu stemmen. Es zeigt sich dabei ganz deutlich, wie wichtig die Digitalisierung ist. Viele Unternehmen sind dank ihrer Digitalisierungsstrategie weiter handlungsfähig. Sie können wertschöpfend tätig sein und den Markt bedienen.

Geschäftsreisemanagement und die Digitalisierung

Aktuelle Gespräche zu unseren Kontakten zeigen aber auch, dass es noch Lücken gibt. Gerade der Bereich Geschäftsreisemanagement wird in puncto Digitalisierung gerne zurückgestellt. Ich kann es nachvollziehen in der aktuellen Situation. Andererseits gibt es drei Argumente, die dafür sprechen, sich jetzt genau diesem Thema zu widmen: 

Erstens ist das Kosten-Argument. Wir hören, dass eine Papier- und Tabellen-basierte Abrechnung zurzeit bei vielen Unternehmen dazu führt, dass Reisekosten aus dem Homeoffice nicht eingereicht und damit auch nicht erstattet werden können. Auf Unternehmen kommt damit möglicherweise nach der Krise ein unkalkulierbarer Kostenblock zu. Geschäftsreisende werden nicht nur ihre Reisekostenabrechnungen zur gleichen Zeit in der Buchhaltung abgeben, sie werden auf eine schnelle Erstattung drängen. Wenn wir dann auch noch bedenken, dass ein manueller Reisekostenabrechnungsprozess fehleranfällig ist, sehe ich ein erhöhtes Arbeitsaufkommen auf Finanzverantwortliche zukommen. 

Ferner ist es notwendig die Kosten der Umsatz- und Vorsteuer (VAT) durch die Unternehmen zeitnah zurückerstattet zu bekommen. Dies ist in vielen Unternehmen ein nicht unerheblicher Faktor und kann wirklich Cash in das Unternehmen zurückbringen und somit in dieser wichtigen Zeit den Finanzen der Unternehmen erheblich helfen. Dies wird die Finanzverantwortlichen sicher freuen, die nun mehr denn je die Kosten bis auf den letzten Cent kennen und kontrollieren müssen. 

Zweitens gibt es das Regularien-Argument. Wir sehen bereits jetzt, dass die Welt der Geschäftsreisen in naher Zukunft nicht mehr so sein wird, wie sie einmal war. Selbst wenn sich die aktuelle Lage einigermaßen beruhigt, gilt es vorsichtig zu sein. Viele Länder werden die Einreise weiterhin einschränken. Richtlinien und Compliance-sichernde Prozesse sollten proaktiv überarbeitet werden, so dass bereits bei der Reisebuchung ersichtlich ist, dass der Geschäftsreisende sein Reiseziel auch erreichen kann und alle Regeln eingehalten werden. 

Und als drittes haben wir das Prozess-Argument. Viele Unternehmen stehen aktuell unter großem Druck Kosten genauestens zu prüfen. Eine vom VDR durchgeführte Befragung zeigt: Unternehmen wollen in Zukunft stärker prüfen, ob eine Geschäftsreise wirklich nötig ist. Dazu werden sie gute Genehmigungsprozesse benötigen - und damit meine ich kein Mehr an Bürokratie! Jetzt ist es an der Zeit für Finanzverantwortliche, Travel Manager und IT, die aktuellen Prozesse zu prüfen und gemeinsam intelligente Prozesse und benutzerfreundliche Anwendungen zu etablieren. Zahlreiche Kundenbeispiele zeigen, dass dies Vorteile für das gesamte Unternehmen bietet und zu einem verbesserten Geschäftsergebnis führen kann.

In diesem Sinne bleiben Sie gesund

Ihr Götz Reinhardt,