Zeitumstellung und Geschäftsreisen: Worauf Reisende achten sollten

Zwischen Meetings, Flügen und Hotelübernachtungen kann die Zeitumstellung für Geschäftsreisende zur Herausforderung werden. Was zunächst nur wie eine Stunde mehr oder weniger Schlaf an einem Sonntag wirkt, kann für sie größere Auswirkungen haben, insbesondere in der Planung von Terminen und der Abrechnung von Reisekosten. Auch ohne die Zeitumstellung haben Reisende durch Unterbrechungen oder Ausfälle Schwierigkeiten, ihre Pläne einzuhalten. Etwa vier von fünf von (80 %) ergreifen deshalb im Alltag bereits proaktiv Maßnahmen, um pünktlich zu wichtigen Terminen oder sicher nach Hause zu kommen, so die Global Business Travel Survey von SAP Concur. Sie planen Zeitpuffer für die Anreise (34 %), die Abreise (19 %) oder sogar beides (27 %) ein. Welche Aspekte sind bei der anstehenden Zeitumstellung zusätzlich zu beachten und wie können Unternehmen ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, auch bei einem längeren oder kürzeren Tag pünktlich zu bleiben?

Geschäftsreisende und die Zeitumstellung: Zusätzliche Herausforderung?

Geschäftsreisen sind oft stressig: frühes Aufstehen, Flüge und enge Zeitpläne lassen wenig Raum für Flexibilität. Die Zeitumstellung verschärft diese Situation. Vor allem am frühen Morgen müssen Reisende besonders wachsam sein, da die Uhr dann um eine Stunde vor oder zurück gestellt wird.

Rund 43 % der Geschäftsreisenden empfinden die Zeit vor der Reise – einschließlich Planung, Buchung und Organisation – als besonders stressig. Die Zeitumstellung kann Stresslevel und den Schlaf negativ beeinflussen. Nicht nur die Abreisezeit zum Flughafen, sondern auch Flugpläne und Anschlussverbindungen können durch die Zeitumstellung beeinflusst werden. Reisende sollten deshalb nicht nur ihre Flüge, sondern auch die Weiterreise am Zielort im Blick behalten.

Termine richtig planen, Zeitunterschiede beachten

Besonders herausfordernd sind internationale Geschäftsreisen. Verschiedene Länder stellen ihre Uhren nicht zur selben Zeit um. Während Europa die Sommerzeit am letzten Sonntag im März einführt und am letzten Sonntag im Oktober beendet, gelten in anderen Ländern andere Regelungen. USA und Kanada beispielsweise stellen ihre Uhren am zweiten Sonntag im März und am ersten Sonntag im November um.

Dies macht die Terminplanung deutlich komplizierter in diesen Zeiträumen. Bei internationalen Terminen und virtuellen Meetings sollten Unternehmen und ihre Mitarbeitenden genau darauf achten, wann in welchem Land die Zeitumstellung stattfindet. Wird dies übersehen, kann ein Termin eine Stunde zu früh oder zu spät angesetzt werden. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden darauf hinweisen, Kalender- und Meeting-Tools sorgfältig zu nutzen, um Missverständnisse zu vermeiden. Denn während die Terminfindung in derselben Zeitzone keine großen Hürden darstellt, kann eine zusätzliche Stunde Zeitverschiebung morgens oder abends schon mal den Schlaf oder den gewohnten Feierabend kosten.

Die Zeitumstellung kann sich auch auf die Arbeitszeit auswirken. Wenn Mitarbeitende in einem Land mit abweichender Umstellung arbeiten, könnten Überstunden oder Ruhezeiten betroffen sein. Unternehmen sollten klare Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit bei Zeitumstellungen festlegen, um Konflikte oder falsche Abrechnungen zu verhindern. Außerdem sollten Kalender- und Zeiterfassungstools die Zeitumstellung richtig verarbeiten. So lassen sich Terminüberschneidungen und falsche Zeiterfassungen vermeiden.

Zeitumstellung bei der Reisekostenabrechnung berücksichtigen

Neben den Herausforderungen bei der Terminplanung müssen Geschäftsreisende auch bei der Abrechnung ihrer Reisekosten auf die Zeitumstellung achten. Die Erfassung der Arbeitszeiten und der damit verbundene Verpflegungsmehraufwand können durch die verschobene Uhrzeit beeinflusst werden. In Deutschland ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung ein zentraler Bestandteil. Dieser wird basierend auf der tatsächlichen Reisedauer berechnet – und diese ändert sich bei einer Zeitumstellung.

Unternehmen und ihre Mitarbeitenden sollten prüfen, ob sich die Dauer der Reise und damit die Schwelle für Verpflegungspauschalen verändert. Eine Geschäftsreise, die ursprünglich acht Stunden lang ist und eine Pauschale von 14 Euro zulässt, könnte durch die Zeitumstellung auf sieben Stunden verkürzt werden, sodass die Pauschale entfällt. Das betrifft besonders Reisen nachts oder in den frühen Morgenstunden.

Unternehmen sollten in ihren Reisekostenrichtlinien auf die Besonderheiten der Zeitumstellung hinweisen. Klare Regelungen dazu, wie die Umstellung die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands oder die Berechnung der Arbeitszeit beeinflusst, helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Digitale Tools helfen dabei, solche Änderungen automatisch zu erfassen.

Rechtzeitig planen und Fehler vermeiden

Die Zeitumstellung mag auf den ersten Blick wie ein kleines Detail erscheinen, doch sie kann sowohl auf die Reiseplanung als auch auf die Abrechnung von Geschäftsreisen große Auswirkungen haben. Geschäftsreisende sollten frühzeitig ihre Abreisezeiten, Meetings und die Abrechnung ihrer Reisekosten prüfen, um keine unangenehmen Überraschungen zu erleben. Unternehmen können dabei mit klaren Richtlinien und digitalen Tools unterstützen, damit die nächste Geschäftsreise auch mit Zeitumstellung reibungslos verläuft.

Mehr Informationen zum Geschäftsreisemanagement mit digitalen SAP-Concur-Lösungen finden Sie hier.