Der Fahrplan zum intelligenten Unternehmen mit SAP-Concur-Lösungen

Ob Start-up, Mittelständler oder Global Player – deutsche Unternehmen jeder Größenordnung befinden sich aktuell auf dem Weg in einen entscheidenden Veränderungsprozess: die digitale Transformation auf die neue Plattform SAP S/4HANA. Wer diesen Weg zum intelligenten Unternehmen erfolgreich geht, kann künftig schneller fundierte Entscheidungen treffen und den Herausforderungen eines zunehmend volatilen Marktes erfolgreich standhalten. Intelligente Unternehmen sind Treiber der digitalen Transformation und setzten auf zukunftsfähige Technologien im Zusammenspiel mit agilen und integrierten Geschäftsprozessen. Das macht sie flexibler und anpassungsfähiger. Sie heben sich positiv von der Konkurrenz ab und werden auch langfristig im Wettbewerb bestehen.

Die Herausforderung für CFOs und CIOs besteht darin, diesen wichtigen Change-Prozess zu steuern und die Potenziale unserer digitalen, datenbasierten Welt erfolgreich in das eigene Unternehmen hineinzutragen. Wer unter dem Weg zum intelligenten Unternehmen lediglich die Einführung neuer IT-Lösungen versteht, wird jedoch nicht erfolgreich sein. Nur wer auch die Prozesse neu denkt, wird den Transformationsprozess erfolgreich durchlaufen. Dafür brauchen Unternehmen einen Fahrplan, der dabei unterstützt, vier Zielausrichtungen konsequent zu verfolgen:

1. Rentabilität
2. Resilienz
3. Nachhaltigkeit
4. Employee Experience

Der Beitrag von SAP-Concur-Lösungen zum intelligenten Unternehmen

Führungskräfte mit der Aufgabe, die digitale Transformation ins Unternehmen zu tragen, brauchen vor allem einen langen Atem. Eine Transformation auf S/4HANA will gut vorbereitet sein und dauert mitunter drei bis fünf Jahre. Hier helfen Etappenerfolge – Quick Wins, die das umfangreiche Change-Projekt und seinen langfristigen Erfolg in kürzester Zeit sichtbar und erfahrbar machen.

Mit dem SAP-Concur-End-to-End-Prozess können CFOs und CIOs ein erstes Etappenziel definieren und an einem unscheinbaren und dennoch wesentlichen Prozess zeigen, welche positiven Effekte die Digitalisierung mit sich bringt. Die Neuausrichtung des Geschäftsreisemanagements zahlt bereits auf alle vier strategischen Zielausrichtungen ein. Denn: Geschäftsreisen und dabei anfallende Reisekosten sind meist ein wesentlicher Kostenblock im Unternehmen nach Löhnen und Gehältern. Unabhängig vom Kosten-Aspekt und dem damit verbundenen Einsparpotenzial (Rentabilität) hat ein innovatives Geschäftsreisemanagement einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf die Resilienz von Unternehmen. Außerdem wirkt sich der Geschäftsreiseprozess auf nachgelagerte Prozesse aus, welche ein nachhaltiges Wirtschaften und nicht zuletzt die Employee Experience im Unternehmen essenziell beeinflussen.

Auf dem Weg zum intelligenten Unternehmen liefern SAP-Concur-Lösungen sogar mehr als einen ersten Etappenerfolg. Sie können auch als technische und prozessuale Innovationstreiber eingesetzt werden. So ermöglichen sie beispielsweise die vollumfängliche Digitalisierung eines teilweise noch manuellen und papierlastigen Prozesses. Indem Daten- und Workflow-Lücken geschlossen werden, wird der Geschäftsreiseprozess ganzheitlich optimiert. Das schafft Transparenz und erhöht gleichzeitig die Compliance.

Unser SAP-Concur-Fahrplan zeigt exemplarisch, wie Unternehmen in kürzester Zeit profitabler, resilienter, nachhaltiger und mitarbeiterfreundlicher werden:

Rentabilität – Transparenz und Kostenkontrolle steigern und Unternehmenserfolg langfristig sichern

Der Automatisierungsgrad von Unternehmensprozessen nimmt weiter zu. Schon 2025 werden laut einer McKinsey-Studie 60 Prozent der menschlichen Tätigkeiten automatisiert sein. Im digitalen Zeitalter gilt es Automatisierung zu treiben, um Kosten einzusparen und zuverlässigere Daten für bessere Geschäftsentscheidungen zu erhalten. IT-Lösungen, die auf Datenintegration setzen und die Prozessautomatisierung aktiv vorantreiben, verschaffen Unternehmen vollständige Transparenz und Zugriff auf konsolidierte Finanzdaten, die den Ist-Zustand des Unternehmens präzise widerspiegeln. So können CFOs Risiken schnell erkennen, passgenaue (Gegen)Maßnahmen einleiten und die Gesamtausgaben unter Kontrolle behalten.

Im Geschäftsreisemanagement lassen sich mit intelligenten, datenbasierten Tools gerade die besonders dynamischen und schwer zu kalkulierenden Reisekosten vollumfänglich einsehen und gezielt steuern. SAP-Concur-Lösungen können auf jedem Schritt einer Reise – von der Buchung über die Durchführung bis zur Abrechnung – die Kosten transparent aufschlüsseln. Neben Reisedaten, die für Flug, Hotel oder Mietwagen übermittelt werden, sind es beispielsweise Daten aus Bewirtungsaufwendungen, die für die Steuerung des Reisemanagements und der damit verbundenen Kosten herangezogen werden müssen. Dank verschiedener Analyse-Tools lassen sich intelligente Ausgabemanagement-Prozesse ableiten und Einsparpotenziale identifizieren.

Resilienz – Flexibilität und Agilität im Geschäftsreisemanagement fördern widerstandsfähige Geschäftsstrukturen

Gerade in einer unsicheren Marktsituation müssen Unternehmen ihre Resilienz immer wieder aufs Neue unter Beweis stellen. Eine solche Übung der Anpassungsfähigkeit verlangt nach einem agilen Geschäftsmodell, das maximale Flexibilität ermöglicht. Durch intelligent-verknüpfte Daten nahezu in Echtzeit können Unternehmen schnell gesicherte Entscheidungen ableiten und automatisiert in geeignete Richtlinien überführen: Sind beispielsweise Compliance-Regeln jederzeit aktuell und klar definiert, können Unternehmen und ihre Mitarbeiter in einem volatilen Umfeld schnell und sicher agieren – im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen. Sind im Geschäftsreisekontext Reiserichtlinien in einem Buchungstool hinterlegt und werden automatisch angewendet, können sich reisende Mitarbeiter gerade in herausfordernden Zeiten auf regelkonforme Buchungen verlassen. Auf Arbeitgeberseite beugen SAP-Concur-Lösungen Fehlern und unvorhergesehenen Kosten vor. Sie können unterstützen, Compliance-Regeln zu implementieren, zu aktualisieren und die Ordnungsmäßigkeit im Geschäftsreisemanagement automatisiert sicherstellen. Somit wird eine agile, widerstandsfähige Geschäftsstruktur unterstützt.

Nachhaltigkeit – Umweltbelastungen messen und nachhaltiges Wirtschaften informiert steuern

Ein verantwortungsvoller Umgang mit der Umwelt und endlichen Ressourcen gehört zu den wichtigsten Herausforderungen unserer Zeit. Um nachhaltig zu wirtschaften, müssen Unternehmen messen können, wie hoch ihre Umweltbelastung ist und wie sie mithilfe dieser Erkenntnis, z. B. bei der Reduktion von Emissionen aktiv gegensteuern können.

Der CO2-Fußabdruck von Unternehmen wird zunehmend zur Referenzgröße für nachhaltiges Wirtschaften. Mit einem digitalen Geschäftsreisemanagement können unternehmensweite Reisepraktiken analysiert, ausgewertet und durch entsprechende Maßnahmen gesteuert werden. Hier kann bereits bei der Buchung eingegriffen werden: Statt kostengünstigere Flüge mit Zwischenstopps zu empfehlen, kann der Verweis auf nachhaltigere Reiseoptionen geschäftsreisebedingte Emissionen verringern. Auch bei der Abrechnung unterstützen SAP-Concur-Lösungen, nachhaltig zu agieren: Rechnungen müssen beispielsweise nicht mehr ausgedruckt werden, sondern lassen sich digital bearbeiten und archivieren.

Employee Experience – mit wertschöpfenden Aufgaben Produktivität der Mitarbeiter erhöhen

Um die richtigen Geschäftsentscheidungen zu treffen, müssen Unternehmen verstehen, was Mitarbeiter wollen und wie sie sich fühlen. Verbindet die Belegschaft mit ihrer Arbeit positive Erfahrungen, steigert dies nicht nur die Agilität, sondern erhöht auch die Produktivität.

Auf Geschäftsreisen hat insbesondere der Umgang mit administrativen, nicht wertschöpfenden Aufgaben einen entscheidenden Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Können Geschäftsreisende auf fortschrittliche Tools zurückgreifen, die den Arbeitsalltag erleichtern, werden kreative Freiräume geschaffen. Neben der Möglichkeit, Reisedokumente wie Bordkarten, Mietwagen-Reservierungen etc. digital zu verwalten, kann ein datenbasiertes Reisemanagement Sicherheit vermitteln und den Mitarbeitern unterwegs Hilfestellung geben. Ein digitales, vertrauensvolles Arbeitsumfeld steigert auch die Attraktivität als Arbeitgeber und unterstützt Unternehmen, Top-Talente für sich zu gewinnen.

Viele Unternehmen hatten dieses Jahr mit Umsatzeinbußen zu kämpfen, stehen aber besser da als erwartet. Das zeigt ein Blick auf die Quartalsabschlüsse. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass 2020 auch die Reisekosten sehr gering ausgefallen sind. Der Einfluss einer verminderten Reisetätigkeit auf die Quartalszahlen zeigt jedoch deutlich, wie viel Potenzial in der Optimierung des Geschäftsreisemanagements steckt – ganz besonders wenn Geschäftsreisen 2021 wieder Fahrt aufnehmen. Ob Rentabilität, Resilienz oder Nachhaltigkeit und Employee Experience: Mit der richtigen Mischung aus Technologie, Dienstleistungen, Support und Erfahrung können SAP-Concur-Lösungen diesen wesentlichen Kostenblock im Unternehmen steuern und verringern. Gleichzeitig kann die Transformation des Geschäftsreisemanagements das Gesamtziel hin zum intelligenten Unternehmen durch einen beispielhaften Etappenerfolg unterstützen.

Nutzen Sie die Innovationskraft und die kurzen Implementierungsphasen von SAP-Concur-Lösungen zu Ihrem strategischen Vorteil und schaffen Sie mit dem SAP-Concur-Fahrplan schnelle Ergebnisse, die überzeugen, die Digitalisierung aktiv voranzutreiben und damit den Weg zum intelligenten Unternehmen erfolgreich zu gehen.

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