Verpflegungspauschalen mit Travel Allowance Service erstatten

Internationale Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Ihre Planung, Genehmigung und die Abrechnung der Geschäftsreisekosten sind die Kernkompetenzen von SAP Concur als umfassende Reise- und Ausgabenmanagement-Software. Einen besonderen Stellenwert in der Abrechnung von Reisekosten haben dabei die Verpflegungspauschalen. Da Mitarbeiter auf Reisen für die eigene Verpflegung einen erkennbaren Mehraufwand in Kauf nehmen, sind zusätzliche Kosten vom Arbeitgeber erstattungsfähig. Dies geschieht in Form einer Pauschale, steuerfrei und ohne Vorlage von Belegen. Die Höhe der jeweiligen Pauschale ist einerseits von der Dauer der Geschäftsreise, andererseits vom Land oder sogar von einzelnen Städten und Regionen abhängig, womit den unterschiedlichen Kosten und Steuersätzen vor Ort Rechnung getragen wird.

Verpflegungspauschalen als Herausforderung für Unternehmen

Was auf den ersten Blick noch nach einem halbwegs unkomplizierten System klingen mag, erweist sich in der Praxis für Unternehmen oft als enormer Verwaltungsaufwand. Um Verpflegungspauschalen zu berechnen und korrekt an Mitarbeiter auszuzahlen, ist eine lückenlose Dokumentation der Geschäftsreisen unverzichtbar. Nicht nur müssen Reiseziel und Reisedauer als Variablen der Kostenberechnung einbezogen werden, es müssen auch die länderspezifischen Faktoren berücksichtigt werden. Führt eine Geschäftsreise vielleicht sogar durch mehrere Länder, kommen so schnell komplizierte Berechnungen zustande. Hinzu kommen individuelle Regelungen sowie Faktoren, welche Pauschalbeträge mindern können, wie zum Beispiel das im Hotelzimmer-Preis enthaltene Frühstück. Mit einem einmal konfigurierten System aus Berechnungen ist es dabei nur bedingt getan, da sich die länderspezifischen Voraussetzungen regelmäßig ändern können.

Reisekosten und Verpflegungspauschalen berechnen mit SAP Concur

Mit SAP Concur verfügen Unternehmen über eine vielseitige und komfortable Software zur digitalen Prozessabwicklung in Planung, Durchführung und buchhalterischer Nachbearbeitung von Geschäftsreisen. Mit Concur Expense und Concur Request können alle erforderlichen Schritte automatisiert geplant, gesteuert, überwacht, kontrolliert und dokumentiert werden.

Auch die Abrechnung von Verpflegungspauschalen ist grundsätzlich mit SAP Concur schon lange möglich. Jedoch war bisher ein gewisser zusätzlicher Aufwand erforderlich, um die Berechnungen den individuellen Anforderungen und Voraussetzungen anzupassen. So war die manuelle Erfassung gesetzlicher Veränderungen als Berechnungsgrundlage unverzichtbar.

Travel Allowance Service vereinfacht die Berechnung von Verpflegungspauschalen

Seit Juli 2020 steht Kunden von SAP Concur Expense und Request mit der neuen intuitiven Benutzeroberfläche eine noch einfachere und komfortablere Möglichkeit zur Erstellung, Einreichung und Genehmigung von Reisekostenabrechnungen zur Verfügung. Die Neugestaltung der gesamten Architektur erfolgte unter Gesichtspunkten der Benutzerfreundlichkeit, der Effizienz sowie der Barrierefreiheit.

Neben einem modernen und attraktiven User-Interface zeichnet sich die Überarbeitung jedoch vor allen Dingen durch die Bereitstellung des neuen Moduls Travel Allowance Service aus. Mit ihm wird die Abrechnung von Verpflegungspauschalen maßgeblich vereinfacht. Dank Travel Allowance Service entfällt die Notwendigkeit zur manuellen Eingabe von Änderungen der gesetzlichen Pauschalen vollständig. Änderungen werden durch vorkonfigurierte, länderspezifische Werte und automatische Aktualisierungen ersetzt. Damit entfällt zusätzlicher Aufwand und Fehler in der Berechnung werden vermieden.

projekt0708: Partner bei der Integration von SAP Concur Travel Allowance

Als langjährig erfahrener Spezialist für SAP-Lösungen wie SAP Concur begleitet projekt0708 seine Kunden auch bei der Einführung oder Umstellung auf die aktualisierte Benutzeroberfläche sowie bei der Nutzung des neuen Travel Allowance Service.

„Für uns ist die neue Plattform bereits nach verhältnismäßig kurzer Nutzungszeit nicht mehr wegzudenken, da wir deutliche Fortschritte bei unseren Kunden innerhalb der neuen SAP Concur Welt feststellen“, erklärt Christoph Grünberg, Director HR Transformation bei projekt0708. „Durch die insgesamt intuitivere Erfassung reduziert sich für unsere Kunden einerseits der Aufwand für die Schulung ihrer Mitarbeiter im Umgang mit SAP Concur, andererseits reduziert sich die Fehlerquote bei der Eingabe signifikant.“