Warum sich BearingPoint für SAP Concur entschieden hat

Auch in Zeiten von COVID-19 ist die Beratungsbranche ohne den persönlichen Kontakt nicht denkbar. Beim internationalen Beratungshaus BearingPoint findet vieles beim Kunden vor Ort statt – dementsprechend oft sind die Mitarbeiter unterwegs. Jährlich fallen so 73.000 Reisekostenabrechnungen an. SAP-Lösungen machen die jetzt deutlich einfacher.

Arbeiten unterwegs – und Reisekostenmanagement geht nur im Büro?

BearingPoint steht für moderne Technologie- und Managementberatung, im Unternehmen kennt man die Anforderungen an ein zeitgemäßes Reisekostenmanagement genau. Dennoch war es eine Herausforderung, die Prozesse in den Niederlassungen in 22 Ländern zu vereinheitlichen. Unterschiedliche Abläufe sowie teilweise komplexe regional bedingte Anforderungen stellten Hürden dar. Im Fokus stand außerdem der Wunsch nach mehr (Kosten-)Transparenz und eine geschmeidigere Einbindung in den Arbeitsalltag der Berater. Vielreisende Mitarbeiter verbringen kaum Zeit im eigenen Büro, entsprechend sinnvoll ist es, wenn sie für die Reisekostenabrechnungen nicht auf Drucker oder Kopierer angewiesen sind. Davon abgesehen, dass auch die Zeitersparnis bei den Abläufen eine Rolle spielt.

SAP-Concur-Lösungen: Papierlose, mobile Reisekostenabrechnungen

Mit den eingeführten SAP-Concur-Lösungen können viele Herausforderungen auf einmal bewältigt werden. Vielreisende rechnen nun nicht mehr reisebezogen, sondern zeitraumbezogen ab. Das verändert das Buchungsverhalten und spart Kosten ein. Alle Abrechnungen können nun ganz bequem bereits unterwegs mobil vorgenommen werden – Belege werden einfach abfotografiert und automatisch ausgelesen. Der Transparenzgewinn ist enorm, schließlich kann der aktuelle Status der papierlosen Reisekostenabrechnung jederzeit eingesehen werden. Die Erfahrungen mit der Einführung der neuen Lösungen waren für BearingPoint so positiv, dass die Berater sie gern weitergeben: Heute ist das Unternehmen selbst Implementierungspartner und unterstützt die eigenen Kunden bei der Einführung von SAP-Concur-Lösungen.

Mit diesen Komponenten wird Reisekostenmanagement bei BearingPoint transparenter und einfacher

• Concur Expense: Mehr Transparenz durch eine integrierte Lösung: Erfassung, Analyse und Reporting in einem.
• ExpenseIt: Kopieren und Ausdrucken entfällt: Anhand abfotografierter Belege werden Ausgaben automatisch erfasst und den richtigen Kostenstellen zugeordnet.
• Concur Request: Hier können Reisebuchungen einfach per Klick genehmigt werden – und die Reiserichtlinien werden sicher eingehalten.
• TripLink: Reisepläne mit allen Daten landen automatisiert im System, ganz gleich, wie die Buchung stattfindet. 
• Intelligence: Der Name ist Programm: Die kombinierte Analyse aller Reise- und Abrechnungsdaten in einem einzigen Business-Intelligence-System sorgt für einen Überblick über alle Ausgaben.

Weitere interessante Fakten zur Anwendung der SAP-Lösungen für Vielreisende finden Sie in der Case-Study zum Reisekostenmanagement bei BearingPoint. Zahlreiche weitere Erfahrungsberichte SAP-Concur-Lösungen im praktischen Alltag haben wir auf einer eigenen Seite mit SAP-Concur-Kundenbeispielen zusammengestellt.