Arbeitsplatz Handy: Mobil schneller und flexibler arbeiten

Der Mittelweg ist oft die beste Lösung. In der New Work-Welt bewegen sich Menschen zwischen „remote“ und „Office“. Die meisten Unternehmen – oder vielmehr ihre Mitarbeitenden – arbeiten, falls es möglich ist, mittlerweile hybrid. Nach einer Umfrage von IDC und Microsoft unter 300 Unternehmen in Deutschland sind hybride Arbeitsplatzmodelle die Zukunft. 62 % der im vergangenen Jahr befragten Unternehmen planen künftig einen hybriden Ansatz, im Jahr 2021 waren es lediglich 36 %. Acht von zehn deutschen Mitarbeitenden möchten weiterhin ganz oder teilweise mobil arbeiten. Besonders gefragt ist das passende Equipment wie Handys, Tablets und Laptops. Im Zuge dieser Entwicklung hat beispielsweise auch der deutsche Fiskus die Homeoffice-Pauschale, die bei der jährlichen Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden kann, sowohl entfristet als auch auf bis zu 1.260 Euro für dieses Jahr erhöht.

Ob im Homeoffice oder unterwegs: Agiler und besser erreichbar sind vor allem diejenigen, die ein Diensthandy und Laptop nutzen. Die Technologie hat den Menschen immer schon geholfen, sich neu zu erfinden. Das heißt auch, ihre Arbeit flexibler zu gestalten und sich Arbeitsplätze an vielen Orten einzurichten. Viele haben die Freiheiten des mobilen Arbeitens so sehr verinnerlicht, dass sie per Smartphone unterwegs – beim Spaziergang zum Bäcker oder sogar auf dem Fahrrad Richtung Büro – das erste Meeting abhalten. Im öffentlichen Personennahverkehr, in Warteschlagen an Flughäfen oder während Geschäftsreisen ist es nicht immer möglich, den Laptop herauszuholen. Wirkt sich das dann auf die Produktivität aus? Nicht zwingend!

An dieser Stelle kommt das Handy ins Spiel – und steigert die Effizienz

Smartphones helfen Mitarbeitenden, flexibler zu sein. Viele Apps machen insbesondere Geschäftsreisenden das Leben leichter. Das ist flexibles Arbeiten und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit – nicht zu verwechseln mit Dauerarbeit ohne Pausen! „Mobile“ ist nahezu omnipräsent. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. prognostiziert, dass sich die Smartphone-Nutzung in Deutschland im Jahr 2023 auf rund 69 Millionen belaufen wird. Die Funktionen eines Handys sind kontinuierlich gewachsen. Im Februar 2023 waren in einem der größten deutschen App-Stores mehr als 2,6 Millionen Apps verfügbar. Die Ära des Smartphones begann vor rund fünfzehn Jahren, als Steve Jobs 2007 das erste iPhone vorstellte.

Das Smartphone als Schlüssel zum flexiblen Arbeiten

Die Vorteile mobiler Geräte am Arbeitsplatz sind uns schon seit einiger Zeit bekannt – bereits vor der Pandemie wollten viele Unternehmen ihren Mitarbeitenden ermöglichen, einen größeren Teil ihrer Aufgaben mit mobilen Geräten zu erledigen. Im Jahr 2022 nutzten etwa 60 % aller fest angestellten Mitarbeitenden in Deutschland ein mobiles Gerät mit Internetzugang. 2018 waren es nur zirka 48 %. Ein Smartphone mit einer individuellen Auswahl an hilfreichen Apps erhöht die Produktivität und steigert die Zufriedenheit – vor allem, wenn finanzielle Themen damit verknüpft sind: 48 % aller befragten Mitarbeitenden in Deutschland geben in einer aktuellen Umfrage zur Employee Experience von SAP Concur beispielsweise an, dass ihr Unternehmen mobile Apps benutzt, die die Ausgabenerstattung erleichtern.

Unternehmen, die bei der Automatisierung von Ausgabenmanagement-Prozessen führend sind, verwenden zunehmend mobile Apps zur Übermittlung und Genehmigung von Ausgaben und Lieferantenrechnungen. Das steigert die Produktivität und senkt Kosten.

Spesenabrechnungen für unterwegs: Effizienz verbessern und Papierkram reduzieren

Mit der mobilen App von SAP Concur gehören Papierbelege der Vergangenheit an. Die Nutzer und Nutzerinnen machen einfach ein Foto von jedem Beleg auf ihrem Smartphone und per digitaler Belegerfassung erstellt die App automatisch Speseneinträge, ordnet sie nach Posten und kategorisiert sie. Das reduziert die manuelle Dateneingabe – und die damit einhergehenden Fehler.

Da Spesenabrechnungen unterwegs erstellt werden können, müssen die Mitarbeitenden keine Belege aufbewahren, um sie nach ihrer Rückkehr in das System einzugeben. Dadurch erhält die Finanzabteilung nahezu in Echtzeit einen Überblick über alle Ausgaben und ein wesentlich klareres Bild von den Mitarbeiterausgaben.

Reisekostenmanagement mit der Reisekosten App von SAP Concur

Geschäftsreisen mit der SAP Concur mobile App von überall planen, buchen, abrechnen und genehmigen.

Mobil Dienstreisen buchen & abrechnen

Optimierte Reisebuchung und -verwaltung für ein besseres Mitarbeitererlebnis

Mit einer mobilen App wie der von SAP Concur können reisende Mitarbeitende einen Flug oder ein Bahnticket buchen, ein Hotelzimmer reservieren oder ein Auto mieten. TripIt Pro erstellt aus fast allen Buchungsarten dann eine einzige Reiseroute, so dass die Reisenden alle benötigten Details an einem Ort vorfinden. Außerdem gibt es Echtzeit-Reisewarnungen, Aktualisierungen und mehr, um sie auf dem Laufenden zu halten. Dazu gehören länderspezifische Reiseinformationen und Sicherheitsbewertungen für die Umgebung, in der Reisende sich gerade befinden.

Die App verbessert das Reiseerlebnis, was besonders wichtig ist, wenn man bedenkt, dass fast zwei von fünf Geschäftsreisende deutschlandweit (37 %) sagen, dass die Reise selbst inzwischen die stressigste Phase einer Geschäftsreise ist.

Automatisierte Kilometererfassung zur Steigerung der Effizienz am Arbeitsplatz

Eine der zeitaufwändigsten Pflichten, wenn Mitarbeitende dienstlich mit dem (privaten) Auto unterwegs sind, ist das anschließende Erstellen des Kilometerberichts. Mit einer Anwendung wie Drive wird der Kilometerstand automatisch erfasst und bietet den Mitarbeitenden sowie den Compliance- und Finance-Verantwortlichen die Gewissheit, die Kilometersätze korrekt und vorschriftsgemäß abzurechnen. 

Dies erspart den Mitarbeitenden zeitaufwändige Berechnungen mit Google Maps. Außerdem können sich die Finance-Zuständigen ein genaues Bild von den gefahrenen Kilometern machen. Auch das Betrugsrisiko kann verringert werden, wenn die Kilometerabrechnung automatisiert ist. Nutzerinnen und Nutzer schätzen die App insgesamt, weil sie Geschäftsreisen effizienter macht. Auch die Genehmigung der Ausgaben ist damit ein Kinderspiel.