Reisekostenabrechnung von unterwegs: Mobile Lösungen machen es möglich

Sie wollen Mitarbeiter am Ausgabenmanagement beteiligen? Wer die Reisekostenabrechnung mit einer mobilen Lösung kombiniert, profitiert von bedeutender Zeit- und Kostenersparnis. Geben Sie Ihren Mitarbeitern also die Möglichkeit, Geschäftsreisen von unterwegs zu buchen und abzurechnen. Mit der mobilen App von SAP Concur können Reisende mit ihren Handys ihre Belege fotografieren und ihre Abrechnung auf elektronischem Weg abschicken. Sie müssen sich nicht länger mit Belegen oder Papierchaos herumärgern oder darauf warten, bis sie von der Geschäftsreise zurück sind, um ihre Abrechnung auszufüllen. Füllen Sie etwas falsch aus, vergessen einen Part oder halten sich nicht an Richtlinien, meldet das System dies.

Anwender erwarten bei mobilen Apps Flexibilität und Einfachheit

Mobile Anwendungen kommen dem Nutzer zugute und ermöglichen so, die Reisekostenabrechnung schon von unterwegs zu erledigen. Davon abgesehen haben sie auch noch einen anderen Nutzen: Sie unterstützen Chief Financial Officers (CFOs) und Unternehmen dabei, ihre Fürsorgepflicht einzuhalten, indem sie ihren Angestellten in Notfällen Bescheid geben oder ihnen präzise, termingerechte Informationen liefern, die sie benötigen, um Kunden zu kontaktieren – beispielsweise liefern sie tagesaktuelle Aktienkurse, das Wetter, Verbindungen und vieles mehr. Mobile Anwendungen ermöglichen zudem effizienteres Reisen: So können sich Arbeitnehmer auf die jeweilige Aufgabe fokussieren und müssen sich nicht mit logistischen Prozessen aufhalten.

Unternehmen, die in eine umfassende Travel und Expense Management-Lösung investieren, reduzieren langfristig Kosten. Normalerweise rentiert sich eine solche Investition bereits nach wenigen Monaten. Zudem können verloren gegangenen Belege von Geschäftsreisenden minimiert werden. Davon abgesehen führen auch bessere Compliance-Raten und die Zeit, die Arbeitnehmer beim Erstellen und Freigeben von Reisekostenabrechnungen sparen, zu Einsparpotenzialen.

Bessere Einblicke in Reisekostenabrechnungen

Führungskräfte haben durch den Einsatz von SAP Concur bessere Einblicke in Reisekostenabrechnungen. Sie können dann sehen, ob sich Abrechnungen noch im Freigabeprozess befinden, und anhand des Systems erkennen, ob Arbeit im Rückstand ist. Auch Arbeitnehmer, die ständig unterwegs sind und sich volle Flexibilität bei ihrer Reisekostenabrechnung wünschen, profitieren von mobilen Lösungen. Wer die Reisekostenabrechnung via Smartphone erledigt, kann die Zeit unterwegs sinnvoll nutzen.

Führungskräfte sind sich einig, dass auch die Arbeit von wechselnden Standorten einfacher wird, wenn Arbeitnehmer mobile Geräte nutzen. Wenn Mitarbeiter nun von einem Teil der Erde zum anderen reisen, müssen sie dafür nicht extra eine Reisekostenabrechnung anfertigen. Eine einheitliche Anwendung für Abrechnungsstrukturen und –praktiken ermöglicht es, Spesenarten zu reduzieren. 

Wer es seinen Mitarbeitern erleichtert, sich an Reiserichtlinien zu halten und Reisekostenabrechnungen zu erstellen, profitiert von steigender Effizienz im Unternehmen, Produktivität, der Einhaltung von Richtlinien und erlangt Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben.

Kennen Sie schon diese Geschäftsreise-Lösungen?

• Mit dem Reisemanagement-Tool Concur Travel Geschäftsreisen planen und buchen
• Automatisierte Reisekostenabrechnung mit Concur Expense für mehr Transparenz & Kontrolle
• Automatische Erfassung der Fahrtstrecken und Kilometerpauschalen mit Concur Drive