Automatisierung im Ausgabenmanagement: die stille Revolution

In Sachen Technologie kann sich ein Jahrzehnt wie ein halbes Leben anfühlen – viele Geschäftsprozesse haben sich hier radikal verändert. Automatisierung des Ausgabenmanagements war den meisten Finanzverantwortlichen vor zehn Jahren noch unbekannt. Heute kommen moderne agile Unternehmen nicht mehr ohne sie aus. Doch wo liegen eigentlich die entscheidenden Veränderungen?

Es ist bemerkenswert, wie rasant sich die Welt in den letzten Jahren verändert hat. Oft sind es die alltäglichen technischen Errungenschaften, die wir für selbstverständlich halten – von Sprachassistenten über Fitness-Wearables bis hin zu Apps im Auto. Gleichzeitig haben sich wichtige Innovationen eher als stille Revolution etabliert. Ein gutes Beispiel dafür ist die Spesenabrechnungssoftware. Die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf ein durchgängig digitales Management hat Unternehmen viel gebracht – und fünf entscheidende Fragen einfach beantwortet.

Wie lassen sich Ausgaben von jedem Ort aus in Echtzeit einreichen?

Früher hantierten die meisten von uns mit Geldbörsen und Taschen voller Quittungen herum. Dabei lief man Gefahr, sie zu verlieren, zerrissen vorzufinden oder festzustellen, dass sie durch einen versehentlichen Spülgang in der Waschmaschine in Pappmaché verwandelt worden waren. Belege, die es unversehrt ins Büro schafften, wurden protokolliert und eingereicht, bestenfalls durch Scannen. Frühe Versuche, den Prozess zu digitalisieren, waren in der Regel mit einem Hindernislauf aus Bildschirmen, Dropdown-Listen, Tabellen und Ausgabencodes verbunden, die man sich merken musste. Mit einer modernen Spesensoftware ist das ganz anders. Das Einreichen von Quittungen kann per Mausklick und in Echtzeit erfolgen. Ein Foto des Essensbelegs per App wird sofort dem System hinzugefügt. Die Fahrt zum Restaurant ist ebenfalls automatisch im System, da die wichtigsten Anbieter in die App integriert sind. Und das gilt auch für das gebuchte Hotel. Mit der Ausgabenautomatisierung geht das alles ganz leicht von der Hand.

Wie kann man Ausgaben schneller erstattet bekommen?

Es kann sehr belastend sein, wenn man Unternehmensausgaben lange vorstrecken muss und auf die Erstattung wartet. Vor zehn Jahren war das ein gängiges Problem – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter warteten darauf, dass ihre Vorgesetzten die Zeit fanden, die Zahlungen mit Hilfe aufwendiger Systeme zu prüfen und zu genehmigen.

Heute ist das anders. Hinter den Kulissen beschleunigt die automatisierte Spesenabrechnung die Überprüfung und Bearbeitung. Verantwortliche werden schnell benachrichtigt und können Zahlungen innerhalb weniger Minuten per Mausklick genehmigen. In der Zwischenzeit können die Mitarbeiter jederzeit in der App nachsehen, wann das Geld auf ihrem Konten eingehen wird. Damit kann die Erstattung rund 67 % schneller erfolgen.

Wie können sich Entscheidungsträger auf exakte Ausgabendaten verlassen?

Vor Jahren waren die Informationen zu den Ausgaben noch nebulös. Viele Finanzmanager waren sich nie ganz sicher, was die Quittungsbündel bedeuteten, die sich in den Hosentaschen der Beschäftigten ansammelten – und die dann plötzlich im System auftauchten. Budgethöhe, Cashflow und Ausgabenentscheidungen bleiben damit im Ungefähren. Die besten modernen Spesensoftware-Systeme arbeiten hingegen nahezu in Echtzeit und ermöglichen es den Finanzteams, Ausgaben und Budgets effektiver zu verwalten. Alle Spesenabrechnungen können bequem im System verfolgt werden. Darüber hinaus helfen Tools zur Ausgabenautomatisierung auch dabei, Ausgaben abteilungsübergreifend zu bewerten.

Wie kann Spesensoftware die Einhaltung von Vorschriften verbessern?

Heute gibt es deutlich mehr Vorschriften als noch vor zehn Jahren. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen oder Einbußen führen und den Ruf der Marke schädigen.

Erfreulicherweise haben die neuesten Software-Tools zur Verwaltung von Ausgaben mit der Gesetzgebung Schritt gehalten. End-to-End-Systeme bieten einen besseren Überblick über die Ausgaben und tragen dazu bei, einen Betrug und Fehler zu vermeiden. Außerdem bieten sie einen genauen Prüfpfad, der Ihr Unternehmen schützt. Darüber hinaus können Sie neue Ausgabenrichtlinien leicht ändern und durchsetzen. Regeln lassen sich schnell und einheitlich in Ihrem Unternehmen anwenden, so dass Sie besser auf neue Gesetze oder veränderte Anforderungen reagieren können.

Worauf kommt es bei der schnellen Einführung von Spesenlösungen an?

Vor einem Jahrzehnt konnte die Implementierung eines neuen Kostenmanagementsystems eine gefühlte Ewigkeit dauern, ein kleines Vermögen kosten und umfangreiche Schulungen erfordern. Heute lassen sich Lösungen zur Ausgabenautomatisierung mit Cloud-Technologie schnell einführen – und dann über intuitive mobile Anwendungen zeitnah bereitstellen. Das bedeutet einen schnelleren Return on Investment und einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro. Darüber hinaus kann das System flexibel mit Ihnen wachsen. Mit der Cloud können Sie problemlos skalieren und neue Funktionen hinzufügen, um mit neuen Anforderungen Schritt zu halten.

Was bringt das nächste Jahrzehnt?

Kostensenkungen bleiben ein wichtiger Faktor – immer mehr Unternehmen entscheiden sich für die Automatisierung und wechseln von veralteten Ausgabenprozessen zu modernen Lösungen mit Cloud-Technologie. Für viele Finanzteams ist der Weg dorthin allerdings noch weit. Die größten Gewinner werden künftig die Unternehmen sein, die sich auf die Automatisierung mit Hilfe von Cloud-Technologie konzentrieren. Denn die Verknüpfung der Lösungen mit anderen automatisierten Prozessen im gesamten Unternehmen verbessert die Transparenz, Kontrolle und Leistung erheblich. Eine übergreifende Plattform, die Ihre ERP-, CRM-, HR- und Buchhaltungssysteme umfasst, kann sich als entscheidender Faktor erweisen.

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