Bewährte Verfahren bei der Ausgabenprüfung: Beispiele und Tipps

Weniger kostspielige Fehler und Nacharbeiten. Geringeres Risiko für Betrug von innen und außen. Eine geringere Wahrscheinlichkeit, Ärger und Strafen von Steuer- und anderen Aufsichtsbehörden zu bekommen. Von all diesem können Sie profitieren, wenn Sie den Best Practices folgen, die Ihnen helfen, die Effizienz und Prozesse zu optimieren und vor allem das zu erreichen, was Sie sich von der Ausgabenprüfung am meisten wünschen: Compliance. 

Compliance ist eine tägliche Herausforderung für zahlreiche Funktionen und Rollen – von der Buchung von Geschäftsreisen und der Einreichung von Reisekostenabrechnungen bis hin zur Prüfung von Rechnungen und der Ermittlung steuerwirksamer Posten. Wenn Unternehmen eine Grundlage für Audit-Kontrollen aufbauen und die dafür erforderliche Technologie nutzen, können Unternehmen mit ihren eigenen veränderlichen Regeln und Prioritäten sowie den sich ständig ändernden Steuervorschriften und Buchhaltungsanforderungen Schritt halten – unabhängig davon, wie umfangreich und weitreichend ihre Geschäftstätigkeit ist.  

Lesen Sie diesen Leitfaden, um Best Practices zu entwickeln und Ihren Ansatz für die Ausgabenprüfung zu verfeinern. Es geht um folgende Themen: 

• Wichtige Fragen, die Sie stellen sollten – Wann, Was, Warum –, um die Audit-Grundlagen zu klären und Ihre Strategie zu entwickeln. 
• Wie kleinere Unternehmen von automatisierter Ausgabenprüfung und Compliance profitieren. 
• Schritte und Tipps zur Verbesserung der Audit-Effizienz und zur Verschärfung der Audit-Kontrollen. 
• Warum Sie das Auditing als Chance statt nur als lästige Pflicht sehen sollten. 
• Beispiele dafür, wie Unternehmen Compliance und Erfolge mit Lösungen zur Ausgaben-Compliance erreichen.  

Die wesentlichen Audit-Aspekte: Schlüsselfragen für Best Practices 

Um die wesentlichen Audit-Aspekte zu ermitteln und Best Practices zur Schließung von Lücken bei der Compliance in Ihrem Unternehmen umzusetzen, müssen Sie einige grundlegende Fragen stellen: Wann, was und warum wird geprüft? 

Warum führen wir Ausgabenprüfungen durch? 

Die einfache und logische Antwort darauf lautet: Um die Compliance zu verbessern und dadurch sicherzustellen, dass die Beschäftigten die Regeln befolgen. Und um Trends zu erkennen, die das Unternehmen schneller voranbringen – oder ausbremsen – können.  

Es gibt jedoch mehrere mögliche Ziele, die über die grundlegende Ausgaben-Compliance hinausgehen und den Zweck verdeutlichen: 

• Kontrolle der Kosten für Geschäftsreisen und Spesen, die oft einen der größten Budgetposten darstellen und die Gewinnspanne kleiner oder größer werden lassen können 
• Erkennen von Fehlverhalten und Stärkung einer Kultur des verantwortungsbewussten Umgangs mit Geld 
• Finden und Vermeiden von Fehlern wie doppelte Ausgaben, unvollständige Reisekostenabrechnungen und fehlende Belege 
• Reduzierung von Regulierungs- und Prüfungsrisiken durch Einhaltung von Steuer- und anderen Vorschriften, deren Nichteinhaltung Geldstrafen, Pfändungen und Gefängnisstrafen nach sich ziehen kann 
• Verwaltung der Umsatzsteuerrückerstattung mit gezielten Audit-Tools, die dabei helfen, mehr von dem zurückzuerhalten, was Ihrem Unternehmen zusteht 
• Optimierung Ihrer Prozesse durch bessere Ausgabenübersicht und Erkenntnisse darüber, was funktioniert und was nicht 

Was (und wen) sollten wir prüfen? 

Prüfen Sie zunächst jede einzelne Ausgabenabrechnung, weil Sie so eine Grundlage für Ihre Audit-Strategie schaffen. Wenn dies nicht möglich ist, konzentrieren Sie sich auf vielversprechende Ziele wie Barkäufe, Vielreisende, Neueinstellungen oder Abteilungen sowie Teams oder Beschäftigte, die häufig gegen die Richtlinien verstoßen.  

Weitere Schritte zur Einhaltung der Compliance: 

• Schreiben Sie die Verwendung von Firmenkreditkarten vor, um die Kontrolle zu verbessern und die Ausgabentransparenz zu erhöhen. 
• Verlangen Sie Belege für jede Ausgabe, stellen Sie den Beschäftigten mobile Tools zur Erfassung zur Verfügung und bestehen Sie darauf, dass fehlende Belege begründet werden. 

Wann sollen wir die geschäftlichen Ausgaben der Beschäftigten prüfen? 

Die einfache Antwort: vor der Genehmigung einer Ausgabenabrechnung. Viele Unternehmen warten mit der Genehmigung einer Abrechnung. Diese Vorgehensweise führt jedoch zu Ineffizienzen, da sie vielbeschäftigte Führungskräfte dazu zwingt, Genehmigungen nur noch abzusegnen, oder die Kreditorenbuchhaltung Geld zurückfordern muss, das bereits ausgegeben wurde. Durch die Einführung eines Vorabgenehmigungsschritts können Beschäftigte Forderungen frühzeitig korrigieren und Problembereiche werden aufgedeckt. 

Was sollte ich in einem kleinen Unternehmen prüfen? 

Welche Audit-Regeln Sie wählen, hängt von Ihrer Branche, Ihrer Kultur und den gesetzlichen Anforderungen ab. Sie sollten jedoch nicht von der Größe abhängen, da selbst kleine Unternehmen von Verbesserungen durch Best Practices für eine einfachere Compliance und Reisekostenabrechnung profitieren können.  

Schließlich haben kleinere Unternehmen die gleichen Anforderungen an Kontrolle, Effizienz und Skalierbarkeit wie große Organisationen. Und da Eigentümer und Führungskräfte neben der Gesamtstrategie häufig auch die Funktionen von HR, Marketing, IT und mehr übernehmen, können Best Practices und Tools für Compliance-Audits Verbesserungen bringen, ohne begrenzte Ressourcen zu belasten. Dazu gehören:  

• Eine zentrale Plattform für Ausgaben und Reisen, mit der Belege, Rechnungen und Steuerunterlagen verwaltet werden können, die sich leicht in andere Systeme integrieren lässt und mit dem Unternehmen mitwächst. 
• Automatisierung Ihrer Ausgabenprozesse, um manuelle Aufgaben zu reduzieren, Ihr Team für wertvollere Aufgaben zu entlasten, die Analysen zu verbessern und sicherzustellen, dass Sie über die für die Einhaltung von Abgabeterminen erforderlichen Informationen verfügen. 
• Schaffung einer Kultur der Ausgaben-Compliance, in der die richtige Wahl die einfache Wahl ist, weil die Lösungen einfach zu bedienen sind und die Richtlinien stärken. 
• Einholung von Fachwissen von Technologieanbietern, sodass sich Eigentümer und Betreiber auf ihre anderen wichtigen Aufgaben konzentrieren können. 

Wie die Audit-Effizienz verbessert werden kann 

Unternehmen haben mehrere Gründe, die Prüfung ihrer Ausgaben zu verbessern. Schauen wir uns konkrete Schritte an, um die Audit-Effizienz zu verbessern und die Audit-Kontrollen zu verschärfen. 

Eine Checkliste zur Steigerung der Audit-Effizienz 

Ausgaben-Compliance ist ein weites Feld, das Steuerpflichten, Ausgaben bei ausgewählten Lieferanten, Aufdeckung und Verhinderung von Betrug, Rückforderung der Umsatzsteuer und die Sicherstellung der Solidität und Agilität Ihrer Prozesse umfasst – damit Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt und wachsen kann.  

Hier sind einige Expertenratschläge zur Steigerung der Prüfungseffizienz: 

• Berechnen Sie die Audit-Kosten, sodass Sie manuelle mit automatisierten Prozessen sowie den damit verbundenen Zeit- und Kostenaufwand vergleichen können. 
• Schreiben Sie die Verwendung von Firmenkreditkarten vor, sodass Ausgaben automatisch erfasst, kategorisiert und verarbeitet werden und für die Prüfung bereitstehen. Dies verbessert die Ausgabentransparenz, und die Beschäftigten verbringen weniger Zeit mit der Erstellung von Ausgabenabrechnungen. 
• Begrenzen Sie die Anzahl der Bearbeitungsvorgänge von Ausgabenabrechnungen, indem Sie Probleme und Kategorien identifizieren, die dazu führen, dass Abrechnungen an die Einreichenden, Genehmigenden, Bearbeitenden und Prüfenden zurückgesendet werden. 
• Integrieren Sie künstliche Intelligenz (KI) in Ihre Ausgabenprüfung. Prüfen Sie mithilfe von KI jede Ausgabe auf Compliance und ermöglichen Sie es Ihrem Team dadurch, sich mit den von der Technologie erkannten Ausnahmen zu befassen. 

Maximaler ROI durch die Reduktion nicht konformer Spesen

In diesem Tipp-Sheet werden sechs Strategien vorgestellt, um die Effizienz Ihres Prozesses zur Prüfung von Reisekostenabrechnungen zu optimieren, Ausnahmen zu reduzieren und Ihr Compliance- und Ausgabenmanagement zu verbessern.

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Tipps zur Verschärfung Ihrer Audit-Kontrollen 

Ihre Prüfungsregeln müssen mit den Prozessen und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Ein wichtiger Schritt zur Verschärfung der Audit-Kontrollen ist die Entscheidung, wo Ressourcen eingesetzt werden sollen, damit risikoreiche Ausgaben nicht unentdeckt bleiben.    

Hier einige Tipps zur Erstellung von Audit-Regeln:   

• Ermitteln Sie risikoarme Positionen mit geringem Wert, die Prüfer viel Zeit kosten, und lassen Sie stattdessen automatisierte KI-Tools diese Positionen überwachen.  
• Wählen Sie eine gezielte Herangehensweise an Prüfungen und betrachten Sie vor allem risikoreichere Einkäufe (denken Sie an Bargeld oder „Verschiedenes“), anstatt darauf zu spekulieren, dass sich die zufällige Auswahl von Abrechnungen auszahlt.  
• Legen Sie Benchmarks für Schlüsselindikatoren wie Ausnahmen, Ablehnungen und Abrechnungsüberprüfungsraten fest, sodass Sie Verbesserungen messen und sich mit anderen Unternehmen der Branche vergleichen können. 

Tipps und Checklisten helfen Ihnen dabei, Ihren Ansatz für die Ausgabenprüfung zu formulieren und zu präzisieren. Ein weiterer wichtiger Schritt besteht darin, Ihre Philosophie in Bezug auf das Auditing zu verfeinern und dessen potenzielle Vorteile zu erkennen, anstatt es als notwendiges Übel zu betrachten. 

Das Auditing als Chance statt als lästige Pflicht betrachten 

Risikominderung, Steuerregulierung und Digitalisierung, Nachhaltigkeit, Cybersicherheit und KI gehören zu den vielen Herausforderungen im Zusammenhang mit Compliance. Positiv betrachtet können sie aber auch eine Geschäftschance sein statt eine lästige Pflicht. 

Sie können Compliance-Anforderungen in Geschäftschancen verwandeln, indem Sie: 

• die Einhaltung von Steuervorschriften und behördlichen Auflagen als Möglichkeit zur Vermeidung kostspieliger Strafen, zur Rückforderung der Ihnen zustehenden Umsatzsteuer und zur Steigerung der Produktivität durch intelligente Technologie begreifen; 
• die Compliance bei internen Ausgaben durch Lösungen stärken, die Ausgaben prüfen, manuelle Aufgaben automatisieren, Prozesse und Personal effizienter machen, die Kontrolle und Einblicke verbessern, Richtlinien durchsetzen und vereinfachen sowie Zeit und Geld sparen, um das Unternehmen schneller voranzubringen; 
• dem Planeten und Ihren Mitmenschen helfen und zu diesem Zweck Maßnahmen in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) unterstützen und überwachen, die von Ländern zunehmend gefordert und von vielen Beschäftigten befürwortet werden; 
• KI nutzen, um Compliance, Effizienz und Unternehmenstransformation zu verbessern, während gleichzeitig Daten proaktiv geschützt und ethische Standards für die Nutzung der Technologie entwickelt werden. 

Best Practices für Audits zu kennen und Herausforderungen als Chance zu betrachten, sind wichtige Teile in diesem Puzzle. Dazu zählen aber auch Beispiele, wie andere Unternehmen eine bessere Ausgaben-Compliance erreichen. 

Fazit 

Kostenprüfung und Compliance sind komplexe Prozesse, die mehrere Schritte umfassen und bei denen viele Details berücksichtigt werden müssen. Aber wie bei anderen Finanzaufgaben ermöglichen es automatisierte Lösungen, die Prozesse und die Kontrolle zu verbessern, die Unternehmen für die Ausgabenprüfung anstreben. Technologie und eine systematische Herangehensweise sorgen zusammen für Compliance. 

„Benutzer können ihre Ausgabenposten für Unterkunft und Unterhaltung siebenmal schneller erstellen und auch die Einreichungszeit hat sich verkürzt“, so Zeta Lazar, Team Lead bei KUKA, einem großen Roboterhersteller. „Und auf der Bearbeitungsseite werden weniger Fehler festgestellt und es müssen weniger Ausgabenabrechnungen korrigiert werden.