Spesenbetrug: Mit diesen Tricks werden Reisekosten gefälscht

3,5 Billionen US-Dollar – so viel verlieren Unternehmen weltweit jährlich aufgrund betrügerischer Handlungen von Mitarbeitenden. Auch bei Reisekosten wird oft bewusst falsch abgerechnet und absichtlich falsche Angaben zu den Geschäftsreisekosten angegenen.. Am häufigsten tricksen Geschäftsreisende beim Einreichen von privaten Taxibelegen und beim Essen gehen mit Familie und Bekannten auf Firmenkosten. Daher ist es umso wichtiger, solche Lücken im System frühzeitig zu erkennen und Prozesse zu schaffen, die Spesenbetrug vorbeugen.

Vier Abrechnungstricks bei Geschäftsreisen

1. Unzulässige Ausgaben: Laut Oversight beinhalten 20% der Reisekostenabrechnungen mindestens eine unzulässige Auslage. Es gibt extreme Fälle wie die, in denen Wirtschaftsprüfer aufdeckten, dass Mitarbeiter den Eintritt in einen Themenpark für vier Personen oder eine als Geschäftsreise klassifizierte Kreuzfahrt auf ihrer Reisekostenabrechnung untergebracht hatten. All diese Beispiele waren natürlich nicht geschäftsbezogen. Es handelte sich um Fälle von Abrechnungsbetrug.
2. Aufgeblasene Spesenabrechnungen: Ein Mitarbeiter gibt zum Beispiel 30 Euro für eine Taxifahrt aus, aber der zur Erstattung eingereichte Betrag beläuft sich auf 130 Euro. Möglich ist dies häufig durch relativ kleine Änderungen, die an der Quittung vorgenommen werden – im Beispielfall wäre einfach eine zusätzliche Ziffer auf der oftmals noch handschriftlich ausgestellten Taxiquittung zu ergänzen.Am häufigsten falsch abgerechnet werden übrigens Tankfahrten gefolgt von Bewirtungs-, Tank- und Parkbelegen. Die Beträge, die so „erschwindelt“ werden, liegen in den meisten Fällen zwischen 10 und 30 Euro. Bei einem Drittel der falsch gemachten Angaben handelt es sich um zusätzliche Kosten zwischen 30 und 50 Euro.
3. Gefälschte Belege: Auch Ausgaben, die nie getätigt wurden, werden teilweise abgerechnet. Dazu werden Belege (etwa Schecks oder Rechnungen, die mit einem Desktop-Publishing-Programm erstellt wurden) oder unausgefüllte Vordrucke eingereicht, die sich Mitarbeiter in Restaurants, Hotels oder Taxen besorgt und mit einem fiktiven Betrag ausgefüllt haben. Ebenfalls verbreitet ist das Einreichen von Quittungen von Freunden oder Familienmitgliedern: „Wenn du diese Quittung nicht einreichst, kann ich sie haben, damit ich sie auf meiner Spesenabrechnung geltend machen kann?“ Auch diese Art von Betrug ist zielgerichtet, absichtlich und sollte Konsequenzen haben.
4. Mehrfachbuchungen: Spesen, die im Januar eingereicht wurden, werden im März und vielleicht sogar im August erneut abgegeben. Gegebenenfalls wird der Antrag an verschiedenen Stellen im Unternehmen eingereicht, um den Betrugsversuch zu verschleiern. Haben die Kollegen in der Buchhaltung keinen Einblick in die Ausgabenhistorie der Mitarbeiter, erkennen sie gegebenenfalls nicht, dass die Ausgaben bereits eingereicht und möglicherweise von jemand anderem genehmigt wurden.

Um fehlerhafte Reisekostenabrechnungen und die damit verbundenen Kosten reduzieren zu können, müssen Vorgesetzte oder die Buchhaltung eingehende Anträge sorgfältig prüfen. Realistisch betrachtet, ist dieser zeitliche Aufwand allerdings in vielen Unternehmen kaum zu leisten.

Tipps für den Audit von Reisekosten

• Auditierungszeitpunkt: Wann sollte das Reisekostenaudit stattfinden?
• Auditierungsgegenstände: Was sollte bei einem Reisekostenaudit geprüft werden?
• Auditierungsgründe: Warum sollten Sie ein Reisekostenaudit durchführen?

Best Practices für die Auditierung von Reisekostenabrechnungen

Fehlerhafte Reisekostenabrechnungen sind keine Seltenheit und kosten viel Geld. Deshalb möchten Unternehmen sicherstellen, dass die Rückerstattungen richtlinienkonform sind, ohne jede Reisekostenabrechnung überprüfen zu müssen. Ein Auditierungsprozess kann hier helfen.

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