Darf Alkohol in der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden?

Die Kombination aus Vertriebspartner, Kunde, Geschäftsessen und Wein erfüllt alle gängigen Klischees. Aus gutem Grund: Lange Zeit gehörten ein edler Tropfen, Aperitif oder Drink zum guten Ton eines Geschäftsessens. Während sich die Gepflogenheiten geändert haben und Alkohol heute kein absolutes Muss mehr ist, bleibt die Frage nach der Kostenübernahme durch das Unternehmen über die Reisekostenabrechnung. Die Grenze zwischen unbedingter Notwendigkeit und persönlichen Vorlieben verläuft immer noch fließend. Zeit, ein bisschen Klarheit in Bezug auf die Reiserichtlinie zu schaffen.

Was sagt das Gesetz über die Rückerstattung von Alkohol über die Reisekostenabrechnung?

Im Grunde genommen nichts Konkretes. Alkohol ist ein heikles Thema. Nüchtern betrachtet gehört Alkohol bei Geschäftsessen zur Verpflegungspauschale. Das bedeutet, dass er wie andere Kosten, beispielsweise das Tagesgericht oder ein Kaffee, ausgewiesen und erstattet wird. Er ist daher integraler Bestandteil des Verpflegungsmehraufwands und wird über die dem Arbeitgeber vorgelegten Reisekostenabrechnung zurückgefordert.

Komplexer ist  die Frage nach der Notwendigkeit. Sichert ein Glas Wein eine gute Geschäftsbeziehung zwischen Kunde und Dienstleister? Unterstützt er den Abschluss eines Geschäfts? Mit anderen Worten: Ist Alkohol ein notwendiger Aufwand wie jeder andere Bestandteil eines Geschäftsessens auch?

Für die steuerfreie Erstattung ist die Frage der Verhältnismäßigkeit wichtig. Wenn die Kosten regelkonform, angemessen und für das gewünschte Ziel (Vertragsabschluss, Verhandlung, Kundenbindung, etc.) zweckdienlich sind, dann gibt es kein Problem. Konkret heißt das: ein Glas Wein, alles in Ordnung. Zwei Vorspeisen, drei Flaschen und ein Verdauungsschnaps hingegen verkomplizieren die Sachlage.

Wie handhaben Arbeitgeber die Erstattung von Alkohol über die Reisekostenabrechnung?

Letztendlich liegt die Entscheidung beim Arbeitgeber. Natürlich nicht darüber, ob der Mitarbeiter trinken darf – dafür übernimmt er selbst die Verantwortung. Aber er entscheidet, ob das Unternehmen den Alkoholkonsum rechtmäßig als Teil einer beruflichen Belastung zurückerstatten kann und muss.

Deshalb ist es sehr wichtig, in den Reiserichtlinien ein klares Bild zu zeichnen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Die kategorische Richtlinie: Keine Rückerstattung des Alkoholkonsums. Wenn der Mitarbeiter trinken möchte, muss er selbst dafür aufkommen. Das Problem ist, dass es sich um eine Position handelt, die im Rahmen einer Verpflegungspauschale schwer zu überprüfen ist.
• Die pragmatische Vorgabe: Die Erstattung ist auf ein Glas pro Person und Mahlzeit oder auf einen bestimmten Betrag beschränkt, mit Ausnahme von destilliertem Alkohol. Das heißt, alle Getränke, die mehr als 15 Vol.-% Alkohol enthalten, sind nicht erlaubt. (Wein, Bier und Apfelwein sind folglich erlaubt).
• Flexible Richtlinien: Der Arbeitgeber überlässt die Entscheidung seinen Mitarbeitern. Er vertraut und greift nur bei offensichtlichem und wiederholtem Missbrauch ein.

Wenngleich ein Geschäftsessen das gängige Klischee ist, gibt es auch andere Situationen, in denen Alkohol konsumiert werden kann: im Flugzeug, aus der Minibar des Hotelzimmers oder an einem Bahnhofsimbiss, während man auf den Zug wartet. Jeder Einzelfall sollte daher durch die Reisekostenrichtlinie abgedeckt sein. Während es akzeptabel sein kann, Alkoholausgaben im Rahmen einer Handels- oder Kundenbeziehung zu erstatten, ist dies bei einer Alleinreise möglicherweise nicht der Fall.

Wie kann man Alkohol in die Reisekostenabrechnung aufnehmen?

Das hängt von den internen Reisekostenrichtlinien der Unternehmen ab. Im Rahmen einer kategorischen Richtlinie kann nicht ausgeschlossen werden, dass einige Mitarbeiter trotz des Verbots versuchen, Alkohol abzurechnen.

Ob Mitarbeiter tatsächlich Alkohol über die Reisekostenabrechnung geltend machen können, ist eine Frage der Einschätzung und Verantwortung. Die Entscheidung für oder gegen ein Verbot sollte aber im jedem Fall im Einklang mit der Kultur und den Werten des Unternehmens stehen.

Hier finden Sie zusätzliche Tipps zur Prüfung von Reisekostenabrechnungen über SAP Concur. Auch der Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Reisekostenabrechnung kann Sie und Ihre reisenden Mitarbeiter dabei unterstützen die Reisekostenrichtlinien einzuhalten.