In jeder vierten Reisekostenabrechnung stecken Fehler

Hier eine private Tankquittung, dort ein Familienessen, das in die monatliche Spesenabrechnung rutscht: Bei Reisekosten und geschäftlichen Ausgaben nehmen es Arbeitnehmer nicht immer ganz genau. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Buchhaltung 4.0“ von SAP Concur. Der führende Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement und Teil von SAP hat herausgefunden, dass jede vierte Reisekostenabrechnung fehlerhaft ist. Die gute Nachricht ist, dass 57 Prozent dieser Ungenauigkeiten direkt in der Buchhaltung korrigiert werden. Die Schlechte: In 15 Prozent der fehlerhaften Abrechnungen machen die Reisenden absichtlich falsche Angaben.

Die Beträge, um die es in bewusst fehlerhaften Abrechnungen geht, liegen in fünfzig Prozent der Fälle zwischen zehn und 30 Euro. Bei einem Drittel der falsch gemachten Angaben liegen die unberechtigt zur Rückerstattung eingereichten Kosten zwischen 30 und 50 Euro.

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Die beliebtesten Tricks und Verstöße

Auch der aktuelle Business Traveller Report beschäftigt sich mit dem Thema Abrechnungsbetrug und Compliance. Zu den beliebtesten Tricks, um die Reisekostenabrechnung in die Höhe zu treiben, gehört das Abrechnen privater Ausgaben. So haben 23 Prozent der Befragten bereits private Taxibelege eingereicht. Jeder fünfte Befragte ist schon einmal mit Freunden oder Familie auf Firmenkosten Essen gegangen (20 Prozent). Ebenso beliebt ist das Abrechnen privater Park- oder Tankbelege (ebenfalls 20 Prozent).

Auch bei der Verpflegungspauschale wird gerne getrickst. Besonders viele Falschangaben werden bei eintägigen Reisen gemacht und zwar, indem die Dauer einer Dienstreise auf dem Papier verlängert wird. So wird eine höhere Verpflegungspauschale kassiert.

Im Vorfeld der Reise, also bei der Buchung, halten sich 38 Prozent der Geschäftsreisenden nicht an das von der Reiserichtlinie vorgegebene Kostenlimit. 23 Prozent buchen nicht immer über den vorgeschriebenen Kanal und 19 Prozent wählen andere Anbieter als die vom Arbeitgeber festgelegten.

Digitale Lösungen für das Geschäftsreisemanagement verhindern Fehler

„Ein Teil der fehlerhaften Abrechnungen wird in betrügerischer Absicht eingereicht. Der überwiegende Anteil an Fehlern passiert aber versehentlich. Vor allem bei manuellen Prozessen kann es schnell vorkommen, dass ein Komma verrutscht oder sich ein Tippfehler einschleicht. Simple Übertragungsfehler, Unwissenheit über rechtliche Rahmenbedingungen, fehlende Belege oder unvollständige Angaben tragen ihr übriges zu fehlerhaften Abrechnungen bei“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director bei Concur DACH. „Automatisierte oder digitalisierte Lösungen für das Geschäftsreisemanagement reduzieren nicht nur die Bearbeitungszeit der Abrechnungen, sondern schließen auch viele der genannten Fehlerquellen aus. Sie ersetzen einen unproduktiven, fehlerbehafteten papierbasierten Prozess und fördern die Digitalisierung im Unternehmen. Zusätzlich forcieren sie die Einhaltung von Reiserichtlinien und die so genannte Durchführung von Reisen auf Basis ihrer Konformität (Compliance).“