Mobiles Scannen: Papierlose Prozesse im Einklang mit dem Steuerrecht

Originalbelege, die sich in zahllosen Ordnern in Archiven ansammeln, gehören zunehmend der Vergangenheit an. Wie viele andere Prozesse können Reisekosten mit SAP-Concur-Lösungen digital erfasst, eingereicht und abgerechnet werden. Dieser Prozess hat inzwischen auch Eingang ins Steuerrecht gefunden. War früher nicht eindeutig, ob eine unterwegs mit dem Smartphone abfotografierte Tankquittung steuerrechtlich konform verarbeitet werden kann, sorgt die Neufassung der GoBD aus dem November 2019 für Klarheit. Die bildliche Erfassung von Papierbelegen ist steuerrechtlich zulässig – unabhängig davon, ob der Scan bzw. das Abfotografieren unterwegs mobil, stationär am Scanner im Büro oder im In- oder Ausland erfolgt.

In diesem Factsheet sind weitere Informationen zum mobilen Scannen aus steuerrechtlicher Sicht zusammengefasst. Noch mehr ins Detail geht das entsprechende Whitepaper mit 10 Regeln zum mobilen Scannen aus steuerlicher Sicht. Damit bei der Betriebsprüfung dennoch keine Probleme auftreten, gibt es trotz der Neuerung der GoBD ein paar Punkte zu beachten.

Verfahrensdokumentation als roter Faden für die Steuerprüfung

Mit der steuerlichen Anerkennung mobil gescannter Belege müssen Unternehmen mit drei verschiedenen Arten (Eingangstypologien) von Belegen umgehen. Neben den mobil fotografierten Belegen gibt es auch weiterhin klassisch stationär gescannte Dokumente und zusätzlich auch immer mehr originär elektronische Daten wie PDF-Belege oder e-Receipts. Unabhängig vom Eingangskanal ist steuerlich vor allem eins gefordert: eine Verfahrensdokumentation, die insbesondere darlegt, wie die Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Der Begriff Verfahrensdokumentation findet sich in den 39 Seiten der aktuellen GoBD immer wieder. Nicht ganz klar geht aus ihr jedoch hervor, was genau darunter zu verstehen ist und wie eine derartige Dokumentation mit Leben zu füllen ist.

Best Practice für den Aufbau einer Verfahrensdokumentation

Wir bei der Kanzlei Peters, Schönberger und Partner (PSP)  haben über die Jahre einen Best-Practice-Ansatz entwickelt, der entlang der betrieblichen Prozesse folgende Struktur für den Aufbau einer Verfahrensdokumentation vorsieht:

In einem Vorwort erhält der Betriebsprüfer zunächst einen Überblick zur Zielsetzung der Verfahrensdokumentation. Im Anschluss sollte kurz auf das Unternehmen selbst sowie die Aufbauorganisation eingegangen werden. Kern der Dokumentation sind die sogenannten sachlogischen Prozesse. Entsprechend dem PSP-Ansatz sollten je sachlogischem Prozess – also Fotografieren, Belegprüfung, Speicherung, etc. –  zunächst die damit einhergehenden GoBD-Anforderungen aufgeführt und beschrieben werden. Innerhalb der einzelnen Prozessschritte sollten sich dann Ausführungen zu den Kontrollzielen nebst Kontrollen finden, welche dazu beitragen, dass insbesondere die Einhaltung der GoBD-Vorgaben (zum Beispiel Vollständigkeit, Lesbarkeit und Unveränderbarkeit) vollumfänglich sichergestellt wird.

Ein weiteres Kapitel ist jeweils der elektronischen Aufbewahrung und Bereitstellung der Belege für den Betriebsprüfer gewidmet. Auch hier werden zunächst die betreffenden GoBD-Anforderungen wiedergegeben und dann deren Einhaltung dokumentiert. Zuletzt wird das IT-Umfeld des Unternehmens bzw. die entsprechenden IT General Controls beschrieben.

Wer als Unternehmen seine steuerlichen Hausaufgaben macht und die Verfahrensdokumentation gewissenhaft erledigt, bekommt ein Mehr an steuerlicher Sicherheit. SAP-Concur-Lösungen unterstützen dabei die Einhaltung der GoBD sowie weiterer steuerlicher Anforderungen.

Einhaltung der Regelungen leicht gemacht

Mit SAP-Concur-Lösungen haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Belege mit Smartphone oder Tablet abzufotografieren und direkt papierlos einzureichen. Auch die Vorab-Prüfung der Belege auf Basis eingepflegter Richtlinien läuft mit Concur Expense automatisch. Das Ergebnis ist ein digitaler End-to-End-Prozess. Dieser spart Zeit und Kosten, vermeidet Fehlerquellen, senkt den Papierverbrauch und reduziert Lagerfläche für ordnerweise Belege und Abrechnungen. Wie PSP selbst den entsprechenden End-to-End-Prozess etabliert hat, zeigt die nachfolgende Abbildung:

Wer mehr über die aktuellen Regelungen der GoBD erfahren möchte, kann diese im GoBD-Leitfaden nachlesen.