So schummeln deutsche Mitarbeiter bei der Spesenabrechnung

Aufgerundete Kilometerabrechnungen oder Telefonkosten? Private Taxifahrten oder Hotelübernachtungen? Ob im großen oder kleinen Stil, Ungereimtheiten bei Reisekostenabrechnungen gelten nicht als Kavaliersdelikt und können sogar zur fristlosen Kündigung führen. Dennoch zeigen aktuelle Studienergebnisse der SAP-Concur-Organisation rund um Spesenbetrug: Kleine Schummeleien in Spesenabrechnungen werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oftmals auf die leichte Schulter genommen. In Deutschland hat über die Hälfte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (53 %) nichts gegen Spesenbetrug einzuwenden und ist damit im europaweiten Vergleich besonders sorglos (48 % in EMEA). Im Durchschnitt halten die deutschen Befragten es für akzeptabel, eine wissentlich falsche Abrechnung bis zu einem Betrag von 106 Euro einzureichen. Noch erstaunlicher fallen die Angaben der Schweizer Befragten aus: Hier geben sogar 54 % an, dass Schummeln bei der Spesenabrechnung vertretbar ist – für 12 % in einer Höhe von bis zu 100 CHF. Im Nachbarland Österreich finden zwar nur 39 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter falsche Angaben bei der Reisekostenabrechnung in Ordnung, dennoch stufen sie im Durchschnitt Mehrangaben bis zu einer Höhe von 92 Euro als akzeptabel ein.

Für Unternehmen bedeutet das: Zurücklehnen und den Schummeleien ihren Lauf lassen, ist keine Option. Denn auch durch Spesenbetrug im Kleinen, können deutsche Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jährlich rund 13.966 Euro verlieren. Bei Schweizer Unternehmen sind es rund 14.162 CHF. In Österreich ist der Verlust mit 8.970 Euro zwar niedriger, in der aktuell sehr dynamischen und schwer planbaren Markt- und Wettbewerbssituation aber ebenfalls nicht zu vernachlässigen. Kein Unternehmen kann es sich leisten, ineffizient zu haushalten oder verschwenderisch zu sein. Hinzu kommt der anhaltende Druck von Regulierungsbehörden und Investoren, die (präventive) Schutzmaßnahmen erwarten.

Bei diesen fünf Spesenarten wird am häufigsten geschummelt

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Reisekostenabrechnung falsche Angaben machen, legen sie große Kreativität an den Tag – und genau das macht es Unternehmen besonders schwer, Betrugsmuster aufzudecken und schwarze Schafe zu identifizieren. Mit Blick auf die Studienergebnisse zeichnen sich fünf Spesenarten ab, bei denen besonders oft geschummelt wird: Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der DACH-Region haben schon einmal Kilometerkosten (37 %) oder berufliche Telefonrechnungen (27 %) aufgerundet. Ebenfalls ein oft genutzter Weg, um die Rückerstattungssumme vom Arbeitgeber aufzubessern, ist das Einreichen von privaten Restaurantrechnungen (29 %) oder Kosten für privat genutzte Büroausstattung (27 %). Nicht minder beliebt ist etwa der Griff in die Minibar: So rechnen 27 % der Befragten alkoholische Getränke ab, die nicht durch die Ausgabenrichtlinie ihres Unternehmens abgedeckt sind.

Darum schummeln Mitarbeiter bei der Spesenabrechnung

So facettenreich die Formen von Spesenbetrug sind, so unterschiedlich sind auch die Motive der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Während die meisten ihrem eigenen Unwissen zum Opfer fallen, handeln einige durchaus bewusst. Die aktuellen Zahlen verweisen darauf, dass sich viele von ihrem eigenen Verständnis von Gerechtigkeit leiten lassen. So geben sie Fairness als Grund für Spesenbetrug an – sei es, um einen kleinen Ausgleich für die nicht bezahlten Überstunden (20 %) oder Mehrausgaben im Homeoffice (19 %) zu erhalten, oder weil die Summe so gering ist, dass sie aus ihrer Sicht keinen Schaden anrichtet (18 %). Gleichzeitig gibt nur gut ein Drittel an, dass die Reise- und Reisekostenrichtlinien in ihrem Unternehmen gut angepasst und fair sind (35 %).

Die Problematik rund um Spesenbetrug ist nicht nur auf das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurückzuführen, die unternehmenseigene Richtlinien für Mitarbeiterausgaben oftmals gar nicht im Detail kennen. Knapp ein Viertel der Reise- und Finanzentscheider gibt an, dass ihr Ausgabenmanagement nicht digitalisiert ist und ihnen die Daten fehlen, um Spesenbetrug aufzudecken (je 22 %). „In vielen Unternehmen kostet es Travel Manager und Finanzteams viel Zeit und Ressourcen, Mitarbeiterausgaben zu prüfen. Gründe hierfür sind nicht nur fehlende Richtlinien, sondern auch der Mangel an entsprechenden Fort- und Weiterbildungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wenn Unternehmen hier ernsthaft nachjustieren, können sie Wissenslücken schließen und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation. „Intelligente Lösungen für das Ausgabenmanagement wie Concur Detect by Oversight sorgen zudem dafür, dass Betrugsmuster schneller erkannt werden und Travel Manager und Finanzteams mithilfe von Datenanalysen maßgeschneiderte Richtlinienanpassungen vornehmen können. Ein essenzieller Schritt, um zukünftigem Spesenbetrug vorzubeugen und so dem Wettbewerb voraus zu sein.“

Die verdeckten Kosten von Spesenbetrug und Compliance-Verstößen

Fehlerhafte Spesenabrechnungen sind seit vielen Jahren ein fester Bestandteil des Geschäftslebens. Zwar ist es wichtig zu verstehen, dass viele fehlerhafte Abrechnungen unbeabsichtigt erstellt werden, doch müssen Unternehmen die Faktoren, die die Wahrscheinlichkeit von Spesenbetrug erhöhen, berücksichtigen.

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Über die Studie

Für die vorliegende SAP-Concur-Studie hat das Marktforschungsinstitut Opinium Research 2.500 Personen aus Benelux, Deutschland, Frankreich, Italien, den Nordics, Österreich, der Schweiz, Spanien und dem Vereinigten Königreich befragt, die Finanz- oder Reiseentscheidungen treffen oder vor der COVID-19-Pandemie regemäßig für geschäftliche Zwecke gereist sind, darunter 150 Finanzentscheider, 150 Reiseentscheider und 900 Geschäftsreisende in der DACH-Region. Die Stichprobe entspricht nach Alter und Geschlecht jeweils der repräsentativen Verteilung in der Bevölkerung. Die unabhängige Online-Erhebung fand im August und September 2021 statt.