Spesen-Compliance: Bedeutung, Regeln, Tipps und Beispiele

Eine Fahrt mit dem Firmenwagen zum Flughafen, ein Sandwich gegen den Hunger, eine Cola im Flugzeug und abends ein Geschäftsessen mit Trinkgeld. Auf Geschäftsreisen kommen viele Ausgaben zusammen. Die spätere Abrechnung dieser Spesen ist komplex und kann schnell zu Sorgenfalten bei Geschäftsreisenden führen. Oft ist unklar, was genau bei Geschäftsreisen abgerechnet werden kann und was nicht. Manchmal stellt sich auch die Frage, ob Belege eingereicht werden müssen oder sogar, wohin die Belege in Papierform verschwunden sind.

Selbst hoch qualifizierte Finanz- sowie Compliance-Managerinnen und -Manager werden bei der Abrechnung und Kontrolle von Reisekosten und Spesen auf Trab gehalten, denn Fehler und sogar bewusste Schummeleien sind hierbei keine Seltenheit. Gerade wenn Spesen noch manuell mit Excel-Tabellen abgerechnet werden, kommt es vor, dass Mitarbeitende in Zeilen verrutschen oder falsche Angaben machen.

In der hybriden Arbeitswelt sind die Anforderungen weiter gestiegen. Angesichts der zusätzlichen Ausgaben müssen die Finanz-Abteilungen noch genauer hinschauen, ob alle Ausgaben entsprechend der Compliance-Richtlinien abgerechnet wurden. Es lohnt sich für Unternehmen hier genau zu sein, denn einerseits geht durch ungenaue Angaben viel Geld verloren. Andererseits kann es Unternehmen empfindlich treffen, wenn Regularien und Steuergesetze nicht korrekt einhalten gehalten werden.

Um allen Beteiligten die Arbeit zu erleichtern, sollten sich Unternehmen genau überlegen, wie sie interne Compliance-Richtlinien etablieren und effiziente Prozesse einführen, die die Compliance sichern und stärken. Den Compliance-Beauftragten kommt hier selbstverständlich eine entscheidende Rolle zu.

Unternehmen stärken & Richtlinien einhalten: Tipps und Lösungen

Folgende vier Tipps geben einen Überblick, wie sich eine interne Compliance-Kultur nachhaltig und effektiv sicherstellen lässt:

1. Komplexe Richtlinien einfach erklären: Damit Spesenrichtlinien eingehalten werden, gibt es eine wichtige Grundvoraussetzung: Mitarbeitende müssen die Richtlinien verstehen. Was sich erst einmal wie eine Banalität anhört, ist in der Realität durchaus ein Stolperstein, der in vielen Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Compliance-Zuständige sollten darauf achten, die internen Spesenrichtlinien möglichst verständlich zu verfassen, indem sie beispielsweise auf Fachjargon verzichten und bestimmte Vorgaben möglichst präzise erläutern. Schulungen und Trainings zu aktuellen Gesetzesvorschriften und internen Richtlinien bieten zudem das große Potenzial, den Mitarbeitenden Wissen über die Prozesse zu vermitteln und zugleich über die bestehenden Richtlinien aufzuklären und diese nachhaltig zu verankern.
2. Mitarbeitende an dem Prozess beteiligen: Mitarbeitende und Compliance-Zuständige profitieren von einem regelmäßigen Compliance-Dialog. Um Schwierigkeiten, Prozesse oder lokale Besonderheiten zu erfassen und zu verstehen, müssen sich die Compliance-Expertinnen und -Experten mit nahezu allen Unternehmensbereichen austauschen. So erfahren sie aus erster Hand Verbesserungsvorschläge von denjenigen, die regelmäßig mit den Richtlinien konfrontiert sind. Das trägt auch dazu bei, Risiken im Betrieb besser zu identifizieren und zu bewerten. Die Gespräche stellen somit eine wertvolle Grundlage für die Anpassung von Richtlinien dar. Immerhin treffen bei Compliance-Richtlinien oftmals unterschiedliche Interessenlagen aufeinander. Ein reines Abwägen der Rechtsgrundlage ist hier nicht immer ausreichend. Es braucht auch Einblicke in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens und die Bedürfnisse der Abteilungen.
3. Fairness und Transparenz fördern: Laut der Studienergebnisse von SAP Concur hält nur etwa ein Drittel der Angestellten (35 %) die Spesenrichtlinien ihrer Arbeitgeber für fair und angepasst. Um Fairness zu erlangen, „optimieren“ sie die Spesenabrechnung oftmals mit Tricks und Betrügereien. Vor diesem Hintergrund reicht es nicht, die Spesenrichtlinien regelmäßig auf die aktuellen Rahmenbedingungen abzugleichen und etwa Anpassungen für die Arbeit im Homeoffice vorzunehmen. Unternehmen sollten auch darüber informieren, dass Spesenbetrug kein Kavaliersdelikt ist, sondern bis zur fristlosen Kündigung führen kann. Daten in Echtzeit sind für Mitarbeitende ebenso wie Compliance-Managerinnen und -Manager ein weiterer Zugewinn in puncto Transparenz. Die Ausgabenkontrolle beginnt so bereits für alle Beteiligten bevor die Kosten anfallen.
4. Digitale Lösungen integrieren: Beim Thema Spesen und Compliance können Unternehmen durch den Einsatz von automatisierten Tools enorm profitieren. So lassen sich sämtliche Informationen – beispielsweise zu Kreditkartenabrechnungen, Ausgaben für Geschäftsessen, Mietwagen, Hotel oder Flugbuchungen – viel einfacher erfassen. Etwa können Mitarbeitende schon während der Geschäftsreise ihre Rechnungen und Belege der Spesenabrechnung hinzufügen. Digitale Lösungen vereinfachen aber nicht nur Reisekostenmanagement, sondern erinnern die Nutzerinnen und Nutzer auch kontinuierlich an ein korrektes Verhalten. Unternehmen können ihre Reisekostenrichtlinien in jeden Schritt der Geschäftsreisebuchung integrieren und bei Bedarf schnell anpassen oder Berechnungen von Pauschalen hinterlegen.

Entscheidungsmatrix: SAP-Concur-Compliance-Lösungen im Überblick

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Erfolgreiche Spesen-Compliance: Aufgaben und Zuständigkeiten

Sensibilisieren, informieren und effiziente Prozesse ermöglichen – zu den Aufgaben von Compliance-Beauftragten zählt also weitaus mehr als dafür zu sorgen, dass alle Richtlinien und Gesetze eingehalten und mögliche Fehler oder gar Betrug bei der Spesenabrechnung aufgedeckt werden. Damit sich alle Mitarbeitenden und Führungskräfte regelkonform verhalten, setzen die Compliance-Verantwortlichen schon vor der Ausgabenkontrolle an. Es gilt: „Vorbeugen ist besser als heilen“.

Compliance-Zuständige müssen die sensiblen Bereiche im Unternehmen zunächst in einer Compliance-Risiko-Analyse identifizieren, bewerten und gemeinsam mit der Geschäftsleitung eigene Standards etablieren. Dabei ist in der globalen Welt vor allem das Überprüfen von den sich ständig wandelnden Richtlinien eine wichtige Aufgabe.

Ob als Chief Compliance Officer mit Team, als Compliance-Managerin oder -Manager oder in sonstiger Funktion mit Compliance-Verantwortung: Entsprechend externen Regularien und internen Richtlinien setzen die Zuständigen ein unternehmensspezifisches Compliance-Management-System auf, das eine aktiv gestaltete Compliance-Kultur fördert. Als Teil der Unternehmenskultur verdeutlicht dieses ganzheitliche System den Stellenwert von Compliance im Unternehmen. Vertrauen in das komplette Compliance-System ist dabei die Grundlage für eine erfolgreiche Compliance-Kultur.