Spesenabrechnung automatisieren: Risiken senken und Kosten minimieren

Mit dem Tanken des Dienstwagens ist es nicht getan. Ebenso wenig mit dem Bezahlen von Zugfahrten oder Verpflegung auf Reisen. Spesenabrechnung – der Begriff allein kann bei Angestellten die gleiche Reaktion auslösen wie das Wort „Steuererklärung“: Die Freude darüber, ausgelegte Kosten vom Arbeitgeber zurückerstattet zu bekommen, wird oftmals durch den hohen Zeitaufwand für die Einreichung der Belege getrübt. Darüber hinaus kann die lästige Spesenabrechnung echte Risiken bergen – für die Mitarbeitenden selbst, aber auch für die Unternehmen.

Bei Spesenabrechnung gefordert: die Wahrheit und nichts als die Wahrheit

Insbesondere wenn Spesenabrechnungen nicht automatisiert, sondern manuell, etwa per Excel-Tabelle erstellt und verwaltet werden, schleichen sich schnell Ungenauigkeiten und Fehler ein. Auch Schummeleien bei der Spesenabrechnung sind bei manuellen Abrechnungen leichter vorzunehmen als bei digitalen Lösungen, wo viele Verpflegungspauschalen und andere wichtige Abrechnungsaspekte automatisch entlang des gesamten Prozesses beachtet werden (müssen).

So wird etwa Mitarbeitenden direkt bei der Reisebuchung angezeigt, falls ihre Auswahl nicht mit den Reiserichtlinien ihres Unternehmens konform ist. Der Prozess wird end-to-end unterstützt: von der Beantragung und Genehmigung einer Geschäftsreise bis hin zur Rückerstattung der Reisekosten.

Für Unternehmen können hohe Kosten entstehen, wenn sie Abrechnungen fehlerhaft beim Finanzamt einreichen und Ausgleichszahlungen riskieren, oder die zuständigen Abteilungen umfassende Nacharbeit betreiben müssen. Studienergebnisse zeigen, dass deutsche Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern allein durch Spesenbetrug im Kleinen jährlich rund 14.000 Euro verlieren.

Spesenabrechnung als Risikofaktor – tatsächliche Kosten angeben

Gerade versteckte Kosten in Spesenabrechnungen stellen für viele Angestellte und Unternehmen ungeahnte Stolperfallen dar. Selbst wenn Geschäftsreisende für ihre Reisekostenabrechnung ihre Tankbelege oder Übernachtungskosten einreichen und ihren Kilometerzähler genau im Blick haben, um die pauschalen 30 Cent pro gefahrenen Kilometer geltend zu machen, kann bei der Verarbeitung fürs Finanzamt leicht vergessen werden, dass die Reise gar nicht mit einem privaten, sondern mit einem Firmen-Pkw unternommen wurde. Die Voraussetzungen zur Abrechnung sind jeweils anders und es greifen folglich andere Regelungen. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden dafür sensibilisieren, dass solche falschen Angaben bei der Spesenabrechnung als Betrug gelten und Grund für eine fristlose Kündigung sein können. Unternehmen kommen die fehlerhaften Spesenabrechnungen teuer zu stehen, wenn sie diese als Grundlage nutzen, um zum Beispiel Werbungskosten beim Finanzamt geltend zu machen.

Im Zuge des Homeoffice-Boom sind die Herausforderungen beim Ausgabenmanagement nochmals gestiegen. In der heimischen Zettelwirtschaft können Kosten bei der manuellen Bearbeitung oft noch leichter durcheinandergeraten. Beim Ansammeln von Quittungen können Papierbelege auch für immer verloren gehen. 17 % der Mitarbeitenden aus dem Mittelstand geben an, deswegen auf Kosten sitzenzubleiben.

Insgesamt gilt: Seien es versteckte Kosten, verlorengegangene Belege, übersehene Positionen oder gar bewusster Betrug – Spesenabrechnungen können schnell zu größeren Problemen führen.

Selbst wenn eine gute Buchhaltung diese Risiken im Blick hat und alle angefallenen Kosten ordnungsgemäß verrechnet, ist der gesamte Prozess sehr zeitintensiv und damit teuer. Auch kann die aufwändige Bearbeitung für Unmut bei den Verantwortlichen sorgen. Immerhin wissen sie, dass das Ausgabenmanagement heutzutage auch anders geht. Schlimmstenfalls wandert das Personal zu Wettbewerbern ab, die die Arbeit schon von automatisierten Lösungen erledigen lassen.

Automatisiert statt manuell: Vorteile digitaler Abrechnung für Arbeitgeber und -nehmer

Abhilfe schaffen digitale Lösungen, die Mitarbeitenden sogar als praktische mobile App zur Verfügung gestellt werden können. Damit können sie auf Geschäftsreise direkt von unterwegs Belege einscannen. Automatisiert werden die Papierbelege dann in ausgefüllte Spesenabrechnungen umgewandelt. Diese werden der Buchhaltung des Unternehmens für größtmögliche Datentransparenz in konfigurierbaren Dashboards zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeitenden sparen Zeit und Nerven. Auch die Angestellten in der Buchhaltung können aufatmen: Da die Lösungen von SAP Concur mit einer künstlichen Intelligenz ausgestattet sind, werden Spesenabrechnungen automatisiert auf versteckte Kosten überprüft. Im Zweifelsfall wird die Buchhaltung mittels Hinweisen über auffällige Abrechnungen informiert.

Darüber hinaus lassen sich Reiserichtlinien flexibel einstellen, abändern oder ergänzen. Noch einfacher wird die gesetzes- und richtlinienkonforme Spesenabrechnung mit Lösungen wie Concur TripLink. Mit der Integration dieses Tools werden Buchungen und Ausgaben bei hunderten teilnehmenden Partnerunternehmen – dazu gehören etwa Hotels, Autovermietungen und sogar Cafés – automatisch in die Spesenabrechnung eingefügt. Gleichzeitig erleichtert auch diese Funktion den Mitarbeitenden, der Buchhaltung sowie dem Travel Management, bei jedem Schritt – von der Reisebuchung bis hin zur Abrechnung mit dem Finanzamt – compliant zu agieren.

Compliance-Richtlinien einhalten mit digitaler Spesenabrechnung

Worauf kommt es also an, um Risiken bei der Spesenabrechnung und der anschließenden Geltendmachung beim Finanzamt zu reduzieren? Drei Punkte für gesicherte Compliance sowie Zeit- und Kostenersparnisse:

• Mitarbeitende regelmäßig über die aufzulistenden Kosten in der Spesenabrechnung informieren: Verpflegungskosten, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten
• Mitarbeitende für die Konsequenzen von Betrug in der Spesenabrechnung sensibilisieren: Fristlose Kündigung ist rechtmäßig!
• Mitarbeitenden digitale Tools zur Verfügung stellen, die das Handling von Spesenabrechnungen automatisch übernehmen