Spesenbetrug mit Technologie, Richtlinien und anderen Tools eindämmen

Es gibt vieles, was Unternehmen nicht vorhersehen können, aber Spesenbetrug ist eine traurige Tatsache. Die Zahlen belegen dies: Der Verlust, der Unternehmen dadurch aus den eigenen Reihen entsteht, beläuft sich im Median auf 145.000 USD pro untersuchtem Fall, und die Vorkommnisse werden in der Regel erst nach einem Jahr entdeckt.1

Für Unternehmen geht die Prävention – sowohl intern als auch extern – und der Aufbau von Compliance Hand in Hand. Das zu verstehen, ist eine Sache. Die Entwicklung eines wirksamen Ansatzes – vor allem zur Vermeidung von Verstößen durch Mitarbeitende, die das Vertrauen untergraben und den Gewinn mindern – erfordert Anstrengungen und ein kohärentes Vorgehen, das Richtlinien, Technologie, Berichterstattung und Benchmarking beinhaltet. Bei der Umsetzung wird ein Umfeld geschaffen, in dem Diebstahl nur schwer möglich ist, und eine Kultur gefördert, in der Compliance fest verankert ist und dementsprechend leicht fällt. Darüber hinaus gewinnt das Unternehmen an Agilität und ist für künftige Veränderungen bestens gerüstet.

Spesenbetrug eindämmen und vorbereitet in die Zukunft gehen

In unserem E-Book erfahren Sie, wie ein gezielter Ansatz aus Richtlinien, Technologie, Berichten und Benchmarks hilft, Verluste zu reduzieren und die Compliance zu verbessern.

Download

Spesenbetrug verhindern und erkennen

1. Einbeziehung der Richtlinien: Eine Aktualisierung Ihrer Ausgabenrichtlinien, die den aktuellen Gegebenheiten Rechnung tragen, wie z. B. der Zunahme der Arbeit im Homeoffice, ist ein wichtiger Schritt. Klare und relevante Richtlinien, die in automatisierten Lösungen für das Reisekostenmanagement kommuniziert werden, verringern die Wahrscheinlichkeit, dass nicht konforme Ausgaben getätigt werden. Intelligente Lösungen leiten die Beschäftigten bei ihren Kaufentscheidungen effektiv zu den bevorzugten und gesetzeskonformen Optionen und klären sie gleichzeitig über die Ausgabenrichtlinien auf. Mit dieser Technologie können Sie die Richtlinien problemlos an die jeweiligen Bedingungen anpassen und Daten zur Bewertung des Betrugsrisikos sammeln.
2. Etablierung des richtigen Prozesses mit der richtigen Technologie: Automatisierte Tools für das Reisekostenmanagement sorgen in mehrfacher Hinsicht für Abschreckung. Sie können problemlos Kreditkartendaten in Reisekostenabrechnungen integrieren, automatische Prüfregeln anwenden, die die Kontrolle verbessern, elektronische Belege beim Überschreiten bestimmter Schwellenwerte verlangen und externe Prüfprogramme unterstützen, um die Übersicht und Kontrolle der Ausgaben zu gewährleisten. Eine KI-gestützte Lösung, wie Concur Detect by Oversight, kontrolliert Belege und Richtlinien innerhalb von Concur Expense, sodass sich Prüfer auf risikobehaftete Transaktionen konzentrieren können. Die Technologie kann durch Schulungen zum Thema Betrug ergänzt werden, in denen Mitarbeitende dafür sensibilisiert werden, worauf sie achten und was sie melden müssen. Auch die regelmäßige Beurteilung der Stimmung der Beschäftigten ist ein wichtiger Faktor, da Unzufriedenheit Betrug begünstigen kann.
3. Überwachung und Analyse Ihrer Ausgabendaten mithilfe von Berichten: Indem Sie die Einkäufe Ihrer Beschäftigten genau überwachen, können Sie Betrugsfälle schneller erkennen und Verluste früher eindämmen. Mithilfe von Tools zur Berichterstellung können Sie Muster erkennen, z. B. doppelte Ausgaben oder Fälle, in denen kein Anspruch auf Bewirtung seitens der Firma besteht. Mit besseren Daten lassen sich die betrugsanfälligsten Ausgabenkategorien ermitteln, auf die Sie Ihre Aufmerksamkeit richten sollten. Begleitend zu Ihren Analysen sollten Sie ermitteln, wer in Ihrem Unternehmen – von der Finanz- über die Personal- und die IT-Abteilung bis hin zum Reisemanagement – die Hauptverantwortung für die Betrugsabwehr und ‑aufdeckung trägt. Eine klare Rollenverteilung hilft allen Beteiligten, Vertrauen in das System aufzubauen und potenzielle Probleme zu melden.

Vergleich der Compliance mit Branchenstandards

Viele Branchen sind für bestimmte Arten von Betrug anfällig. Informieren Sie sich daher und entwickeln Sie Kontrollen, um die größten Risiken zu vermeiden. Ermitteln Sie dann, wie das Unternehmen bei Faktoren wie Prozentsatz der Bargeldtransaktionen, Quote der Belege, überhöhte persönliche Kilometerangaben und Anteil risikoreicher Ausgaben abschneidet. Mit solchen Instrumenten in der Hand können Sie Ihre Bemühungen auf die bestehenden Risiken oder auf neue Ziele ausrichten.

Tools zur Betrugsbekämpfung und zur Verbesserung der Compliance

• Lesen Sie unser E-Book, Spesenbetrug eindämmen und für die Zukunft gewappnet sein, um Statistiken über den Stand der Betrugsbekämpfung zu erhalten und Schritte und Lösungen zur Bekämpfung von Diebstahl von innen und außen zu erkunden.
• Holen Sie sich die Top-Tipps zum Aufbau einer Compliance-Kultur und erfahren Sie, wie Sie durch richtliniengesteuerte Tools, KI, die Ausgaben markiert, sowie Analyse- und Reporting-Tools, die Sie schnell auf Ausgabenprobleme und Anomalien aufmerksam machen, Compliance im Unternehmen integrieren – und so Betrug verhindern und aufdecken.

• 1Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, ACFE, 2024.