Vier Leitfragen, die sich Finanzverantwortliche jetzt stellen sollten

Auch 2021 ist ein Jahr im Ausnahmezustand. Die wirtschaftlich unsicheren Rahmenbedingungen sind zwar mittlerweile bekannt, aber die finanziellen Herausforderungen für Unternehmen bleiben. 41 % der deutschen Finanz- und Führungskräfte setzen daher auf einen drastischen Sparkurs.[1] Doch Sparen als wichtigste Strategie raus aus der Corona-Krise ist nur zielführend, wenn Finanzverantwortliche wissen, welche Ausgaben im Unternehmen getätigt werden.

Fragmentierung des Arbeitsalltags

Die Frage der Stunde ist demnach: Wer gibt wie viel Geld für was aus? „Die Fragmentierung des Arbeitsalltags führt schon lange dazu, dass sich Ausgaben in Unternehmen verändern. Der Wechsel vom Büro ins Homeoffice, die damit einhergehenden Mitarbeiterausgaben für Büroequipment aber auch die Nutzung verschiedenster Zahlungsmethoden sorgen für mehr Fehler und weniger Übersicht“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director MEE der SAP-Concur-Organisation. „Um die Kontrolle zu behalten, müssen Finanzverantwortliche die Ausgaben genau im Blick haben. Nur wer alle relevanten Informationen zur Hand hat, kann sein Unternehmen auf Kurs halten und finanziell gestärkt aus der Pandemie hervorgehen.“

Hohe Komplexität im Ausgabenmanagement

Finanzverantwortliche, die ihre Unternehmen sicher durch die Corona-Krise bringen möchten, sollten sich folgende vier Fragen stellen:

• Wie anpassungsfähig sind Mitarbeiter und Unternehmen? Die Arbeit im Homeoffice führt zu ganz neuen Ausgabenkategorien. Der Anteil der Mitarbeiterausgaben, die unter „Sonstige“ eingereicht werden, stieg bei SAP-Concur-Kunden im letzten Jahr um 17 % und wächst weiter.[2] Durch die COVID-19-Pandemie erhöhen sich zudem die Fehlerquoten bei der Einreichung und Verarbeitung von Mitarbeiterausgaben und Rechnungen um 38 %.[3] Es liegt daher an Finanzverantwortlichen, Ausgabenrichtlinien schnellstmöglich an die neue Arbeitsrealität anzupassen, bestehende Ausgabenkategorien zu prüfen und neue zu erstellen. Indem auch pandemiebedingte Kosten in spezifisch zugeschnittenen Kategorien nachverfolgt werden, kann langfristige Planungssicherheit geschaffen werden. Digitale Tools fangen den temporären Mehraufwand ab und lösen somit Zeit- und Ressourcenprobleme in der Finanzabteilung.
   
• Passt das Ausgabenmanagement zur Unternehmensrichtlinie? Transparenz darüber, wo wie viel Geld ausgegeben wird, ist unerlässlich. Das ist umso mehr der Fall, wenn Budgets knapp sind. Finanzverantwortliche sollten daher genau verfolgen, wie Ausgaben eingereicht und Abrechnungen geprüft, genehmigt und bezahlt werden. Dazu zählt auch, zu hinterfragen, ob Ausgabenrichtlinien konsequent angewendet werden. Besonders manuelle, auf Tabellen basierende Prozesse gilt es zu prüfen. Die Nutzung verschiedener Systeme gepaart mit manuellen Arbeitsschritten sind oftmals fehleranfällig, intransparent und schwerer zu steuern als digitalisierte Prozesse.
   
• Werden Steuerrückerstattungen als Einnahmequelle berücksichtigt? Obwohl die Mehrwertsteuer beim Großteil der getätigten Ausgaben anfällt, werden 54 % der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer nicht zurückgefordert.[4] Eine SAP-Concur-Studie zeigt, dass die Rückforderung besonders an Abrechnungen mit fehlenden oder falschen Informationen (22 %) und unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen für Posten auf derselben Spesenabrechnung (26 %) scheitert. 43 % der Finanzverantwortlichen sind der Meinung, dass künstliche Intelligenz bessere Daten und Berichte liefert, um Geschäftsausgaben zu optimieren und Sparmöglichkeiten zu identifizieren.[5] Darüber hinaus erlauben intelligente Tools, die Mehrwertsteuerrückerstattung als Einnahmequelle zu nutzen, ohne Gefahr zu laufen, komplexe Steuergesetzte zu missachten. Die gewonnen finanziellen Mittel können in Maßnahmen fließen, die den langfristigen Unternehmenserfolg sichern.
   
• Welche Erfahrungen machen Mitarbeiter? Vor allem in Zeiten, in denen Einsparungen an allen Stellen besonders wichtig sind, sollten sich Finanzverantwortliche überlegen, wie sie die Einreichung und Rückerstattung von Ausgaben für Mitarbeiter so einfach wie möglich machen können. Wer Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtert, fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und schafft Verbündete. Auch die Finanzverantwortlichen profitieren ganz unmittelbar: Je einfacher es für Mitarbeiter ist, Ausgaben zu tätigen und zur Erstattung einzureichen, desto einfacher ist es auch, diese einzusehen und zu steuern.

Die Veränderung des Status quo kann beängstigend sein, wenn Auswirkungen auf die Bilanz eines Unternehmens absehbar sind. Doch in der Corona-Krise fallen digitale Defizite besonders stark ins Gewicht. Finanzverantwortliche, die jetzt Ausgaben sowie ihre Ausgabenrichtlinien und -prozesse kritisch hinterfragen und die digitale Transformation vorantreiben, behalten den Überblick und schaffen es, ungenutztes Potenzial auszuschöpfen.