Was bei einem Reisekosten-Audit geprüft werden sollte

Die Prüfung von Reisekostenabrechnungen hat in Ihrem Unternehmen nicht immer erste Prio und das Thema Auditierung wirft viele Fragen auf – zumal es je nach Branche, Unternehmensphilosophie und -kultur sehr unterschiedlich angegangen werden kann?

Mit unserer Serie zum Thema Auditierung möchten wir Ihnen Einblicke in Best Practices geben und zwar in den Bereichen:

• Auditierungszeitpunkt: Wann sollte das Reisekosten-Audit stattfinden?
• Auditierungsgegenstände: Was sollte geprüft werden?
• Auditierungsgründe: Warum sollten Sie ein Reisekosten-Audit durchführen?

Tipps für den Audit von Reisekosten

Der Zeitdruck in Unternehmen ist hoch. Gerade bei der Auditierung ist es oft schwer, die richtige Balance zwischen Compliance und effizientem Zeitmanagement zu finden und die richtigen Prioritäten zu setzen. Daher haben wir für Sie Tipps zusammengestellt, was Sie im Rahmen einer Auditierung auf jeden Fall prüfen sollten.

Auditieren Sie Reisekosten und Spesen effektiv?

Unsere Infografik gibt Ihnen einen schnellen Überblick darüber, wie Auditierung dabei hilft die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.

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Viele Faktoren beeinflussen die Prüfrate

Die Möglichkeiten zur Auditierung von Geschäftsreise-Kosten sind genauso vielfältig, wie die einzelnen Unternehmen selbst. Generell liegt die Rate der geprüften Spesenabrechnungen je nach Branche bei 10 bis 100 Prozent. Während einige Unternehmen ihre Rate selbst bestimmen können, sind verschiedene Branchen aufgrund branchenspezifischen Auflagen zu einer hundertprozentigen Prüfung verpflichtet – dazu gehören etwa Rüstungs- und Pharmaunternehmen sowie Finanzdienstleister.  

Neben speziellen Auflagen hat auch der Standort des Unternehmens Auswirkungen auf die geforderte Prüfrate. Unternehmen mit Hauptsitz auf dem europäischen Festland überprüfen oftmals 100 Prozent ihrer Spesenabrechnungen, unter anderem aufgrund geleisteter Mehrwertsteuer, die zurückerstattet werden kann.

Generell gilt, dass ein Gleichgewicht zwischen optimierbaren Prüfprogrammen, den Branchenbestimmungen und den Datenerfassungsanforderungen der einzelnen Länder gefunden werden muss. Die Audit-Programme der Unternehmen reichen deswegen von einem einheitlichen globalen Ansatz bis hin zur vollständigen Lokalisierung.

Empfehlung: Die richtige Auswahl treffen

Wenn Sie ein professionelles Audit-Programm einrichten, sollten Sie zu Beginn alle Abrechnungen prüfen. Damit sichern Sie sich nicht nur eine gute Compliance-Rate, sondern bekommen auch einen guten Eindruck davon, inwiefern Ihre Richtlinien überhaupt befolgt werden.

Sollte eine hundertprozentige Prüfung in Ihrem Unternehmen nicht umsetzbar sein, konzentrieren Sie sich auf Abrechnungen, die üblicherweise besonders kritisch sind. Wenn Sie nur einen bestimmten Prozentsatz Ihrer Abrechnungen prüfen können, empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise:

• Ein bestimmter Prozentsatz sollte von zufällig ausgewählten Reisekosten- und Spesenabrechnungen kommen.
• Prüfen sie die Abrechnungen neuer Mitarbeiter, Abteilungen und Länder.
• Werfen Sie einen Blick auf Abrechnungen von Mitarbeitern, die in der Vergangenheit häufiger gegen Reisekostenrichtlinien verstoßen haben.
• Schließen Sie Teams, deren Führungskräfte die Belege nicht kontrollieren und Mitarbeiter, die über 90 Prozent ihrer Ausgaben in bar bezahlen, in die Prüfung ein.

Neben diesen Rahmenbedingungen, kann eine Auswahl zur Überprüfung auch anhand von inhaltlichen Kriterien erfolgen. So können Sie Abrechnungen mit hohen Beträgen oder bestimmte Spesenarten wie Erste-Klasse-Flüge grundsätzlich prüfen.

Umgang mit Belegen

Für fast 60% aller Ausnahmefälle sind Unstimmigkeiten in Belegen verantwortlich. Um proaktiv gegen die durch Belege verursachten Unregelmäßigkeiten vorzugehen,  sollten diese immer auf der Einzelpostenebene erfasst werden. Außerdem sollten Höchstwerte für Bar- und Kartenzahlungen festgelegt werden. Fehlen Belege, so sollte der Mitarbeiter dazu verpflichtet sein, eine besondere Erklärung dafür abzugeben.

Weitere Informationen zum Thema Reisekosten-Audit

Best Practices für die Auditierung von Reisekostenabrechnungen