So erstellt man eine Reisekostenabrechnung mit Eigenbeleg

Rechnung, Quittung oder Beleg– egal um welchen Nachweis einer Ausgabe es sich handelt, er ist eine wesentliche Voraussetzung für die Erstattung im Rahmen einer Reisekostenabrechnung rückgeforderter Ausgaben. Arbeitnehmer müssen die Richtigkeit in der Reisekostenabrechnung aufgeführter Kosten belegen, während Unternehmen Belege für mögliche Betriebsprüfung bereithalten müssen. Wenn entsprechende Nachweise vorliegen und den Richtlinien entsprechen, gibt es kein Problem. Sind hingegen weder eine Rechnung oder Quittung noch ein Beleg vorhanden, verkompliziert sich die Sachlage.

Bedeutung der Rechnung im Management von Reisekostenabrechnungen

Mitarbeitern bescheinigt eine Rechnung entstandene Kosten. Auf dieser Basis erstatten ihre Arbeitgeber verausgabte Kosten und fordern entrichtete Mehrwertsteuern ganz oder teilweise zurück. Die Begleichung einer Reisekostenabrechnung ohne Belege ist für den Arbeitgeber riskant. Denn die Buchhaltung kann den angegebenen Betrag nicht überprüfen und muss im Falle einer Betriebsprüfung auch mit Sanktionen rechnen. Sie riskiert, dass das Finanzamt entsprechende Beträge nicht als Betriebsausgabe anerkennt und entsprechend absetzen lässt.

Der Verlust solcher Belege ist aber gerade auf Geschäftsreisen keine Seltenheit. Zwischen Taxi, Hotel und Geschäftsterminen kommt so manche Quittung abhanden. Glücklicherweise gibt es Alternativlösungen, mit denen Geschäftsreisende verausgabte Kosten nachweisen können, ohne ihren Arbeitgeber kritischen Nachfragen des Finanzamtes auszusetzen.

Der Eigenbeleg als Retter in der Not bei verlorener Rechnung

Keine perfekte Lösung und erst recht sollte sie nicht zur Gewohnheit werden: der Eigenbeleg. Diesen stellen Mitarbeiter selbst aus und reichen ihn bei ihrem Arbeitgeber ein. Einige Unternehmen haben Vorlagen und vorgedruckte Formulare, die betroffene Geschäftsreisende ausfüllen können. In jedem Fall sollte der Eigenbeleg folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
• Datum der Zahlung
• Möglichst genaue Bezeichnung der Aufwendung
• Den exakten Betrag der entstandenen Kosten ohne auf- und abrunden
• Begründung für die Erstellung eines Eigenbelegs
• Datum der Belegerstellung
• Unterschrift des Belegerstellers

Eigenbelege werden vom Finanzamt grundsätzlich anerkannt, sollten aber die Ausnahme bleiben. Buchhaltungen, die ausschließlich Eigenbelege vorweisen können, halten mit Sicherheit keiner Betriebsprüfung stand. Im Eigenbeleg angegebene Beträge können durch weitere Nachweise – Rechnungskopien oder Kontoauszug – belegt werden.

Fordern Sie ein Duplikat der Rechnung an

Eine einfache Lösung ist die Anforderung einer Rechnungskopie. Das bietet sich am ehesten an, wenn es um teurere Einkäufe geht, eine Vertrauensbeziehung zum Rechnungssteller besteht oder wenn die Kosten erst kürzlich entstanden sind. Mitarbeiter oder Buchhaltung können sich an die betroffenen Unternehmen wenden, um eine Kopie der Rechnung für die Buchung anzufordern. Allerdings ist diese Möglichkeit auch zeitaufwändig und garantiert keinen Erfolg. Eine Hotelkette, mit der der Arbeitgeber Sonderkonditionen ausgehandelt hat, ist hier möglicherweise kooperativer als das Restaurant, in dem ein Mitarbeiter vor drei Wochen mit einem Kunden zu Mittag aß – vor allem, wenn der Gastwirt regelmäßig entsprechende Anfragen von Unternehmen erhält. Auch, ob das Finanzamt die Kopie anerkennt, ist ungewiss.

Eine Kopie des Kontoauszugs beilegen

Legt der Arbeitnehmer mit dem Eigenbeleg eine Kopie seines persönlichen Kontoauszugs inklusive der betreffenden Ausgaben (andere Zeilen können ausgeblendet werden) vor, stützt er die Angaben im Eigenbeleg.

Mobil Reisekosten erfassen und abrechnen mit ExpenseIt

Egal, wie schnell Reisekostenabrechnungen erledigt sind, man wünscht sich doch immer, es ginge noch schneller. Oder einfacher. Oder einfach nur automatisch. Am besten wäre eine papierlose Reisekostenabrechnung - ganz ohne Zettelwirtschaft.

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Lösungen, mit denen auf das Sammeln von Belegen verzichtet werden kann

Die Erstattung einer Reisekostenabrechnung ohne Beleg ist für den Arbeitnehmer und auch den Arbeitgeber unangenehm. Damit solche Situationen vermieden werden, können Unternehmen ihre Strategie anpassen.

Reisebuchung durch den Arbeitgeber

Geschäftsreisen sind für Mitarbeiter häufig mit stressigen Situationen verbunden. Zwischen der Suche nach dem richtigen Gate am Flughafen oder Gleis am Bahnhof, der Orientierung am Ankunftsort und Geschäftsterminen – dem eigentlichen Grund einer Geschäftsreise – kann das Sammeln von Belegen zweitrangig erscheinen. Während der Verpflegungsmehraufwand – die Kosten für auf Geschäftsreisen eingenommene Mahlzeiten – über Pauschalen abgerechnet wird, bedürfen Übernachtungs- und Anreisekosten immer eines Nachweises. Gerade diese Positionen sind für Unternehmen allerdings planbarer und können zentralisiert werden. Erfolgt die Reisebuchung durch den Arbeitgeber, kann dieser Mitarbeiter entlasten und entsprechende Belege zentral sammeln und archivieren. Allerdings geht damit auch ein hoher administrativer Aufwand einher. Zudem kennen Geschäftsreisende ihre Bedürfnisse und Vorlieben bei der Wahl der Unterkunft oder Verkehrsmittel selbst am besten.

Mobile Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen

Zweifellos die effektivste, zeitsparendste und integrierteste Lösung ist die Reisekostenabrechnung und Einreichung von Belegen über ein digitalisiertes Tool für das Geschäftsreisemanagement. Mit einer Reisekosten App, die auf dem Smartphone installiert ist, fotografiert der Mitarbeiter Belege, sobald er sie erhält. Vom System werden diese automatisiert erfasst und eine Zeichenerkennung ermöglicht sogar die Unterscheidung aller Informationen, die für die automatische Erstellung der jeweiligen Position in der Reisekostenabrechnung notwendig sind. Die Belege werden dann sicher in der Cloud gespeichert und archiviert, um steuerliche und gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Nach erfolgter Zahlung kann der Geschäftsreisende die Belege getrost vergessen. So sehen sich Unternehmen und Geschäftsreisende nicht mehr mit verlorenen Belegen und kritischen Nachfragen des Finanzamts konfrontiert.

Um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, gibt es nur zwei Lösungen für die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen ohne Originalbeleg: der Eigenbeleg oder die Einführung eines zentralisierten digitalen Tools für das Geschäftsreisemanagement. Eigenbelege können in Ausnahmefälle zum Einsatz kommen, sind aber zeit- und energieaufwendig. Schlimmer noch: Wird zu häufig auf diese Option zurückgegriffen, werden buchhalterische Vorgänge nicht mehr hinreichend belegt und Steuerbehörden könnten sich dazu veranlasst sehen, das Unternehmen auf Herz und Nieren zu prüfen.