Wie Sie mit weniger Aufwand Ihre Compliance verbessern

Niemand will viel Zeit mit Vorschriften verwenden – die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ebenso wenig wie die Führungsetage. Und doch sind korrekte Ausgaben und das Aufdecken von möglichem Betrug unerlässlich, um das Unternehmen zu schützen. Intelligente Technologielösungen können Sie hier perfekt unterstützen. Unsere sechs Punkte zeigen Ihnen, wie Sie das Thema Compliance für alle sicherer und einfacher gestalten können.

1. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien vierteljährlich mit Ihren Compliance- und Finanzteams. Nutzen Sie Berichte und Analysen, um das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Marktbedingungen und die Prioritäten zu verstehen. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen aus der Führungsebene für diese Aktivitäten, damit die Ergebnisse mit entsprechender Priorität in Maßnahmen übersetzt werden.
2. Führen Sie jährliche Schulungen und Überprüfungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch, damit sie die Reise- und Spesenrichtlinien verstehen. Verdeutlichen Sie ihnen, was richtiges Verhalten ist – zeigen Sie aber auch, dass Sie ihnen gern die Ressourcen zur Verfügung stellen, die sie für eine effektive Arbeit brauchen.
3. Nutzen Sie mobile Technologien, um Quittungen unterwegs zu erfassen. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Tools nutzen können, verbringen sie weniger Zeit mit der Erstellung von Spesenabrechnungen und kommen schneller an ihre Erstattungen. Dies trägt auch dazu bei, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten: Ausgaben werden schnell überprüft und ein Missbrauch oder Betrug ausgeschlossen. Die klaren und genauen Informationen, die aus der direkten Ausgabenquelle abgeleitet werden, helfen obendrein bei Audits.
4. Checken Sie den Zeitaufwand pro Bericht, um sicherzustellen, dass sich die Prüfenden auf höherwertige Aufgaben konzentrieren und nicht etwa viel Zeit auf Prozesse verwenden, die automatisiert werden können. Befähigen Sie die Verantwortlichen, die Richtlinien bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchzusetzen. Bestimmen Sie, was echte Verstöße sind und was "entschuldbar" ist und trotzdem genehmigt werden kann.
5. Nutzen Sie intelligente Technologien, um ein "smartes Prüfungsprogramm" zu erstellen, das die Genauigkeit erhöht und den Zeitaufwand für den Abgleich unzulässiger Spesenabrechnungen und Begründungen verringert. Achten Sie darauf, dass es interne Prozesse gibt, um alle Genehmigungsverfahren abzufangen, die von den direkten Führungskräften durchgeführt werden. Dies wird dazu beitragen, potenziellen Missbrauch oder Verschwendung zu verhindern und die Compliance-Richtlinien durchzusetzen.
6. Definieren Sie eine klare Methode zur Rückmeldung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während des Prüfungsprozesses. Integrieren Sie dabei auch Hilfen zur Lösung von Problemen, Links zu den Reise- und Spesenrichtlinien und ggf. die zu beachtenden Genehmigungsketten.

Ihre Checkliste für Anforderungen an eine technologische Compliance-Lösung

Wenn Sie nach einer Lösung suchen, die Sie bei der Verbesserung Ihrer Compliance unterstützt, sollten Sie darauf achten, dass sie nachfolgende Anforderungen erfüllt:

1. Die Nutzung aller Ausgabedaten, einschließlich Papierbelege, elektronische Belege, Karten, Buchungen und Benutzerhistorie.
2. Die Überprüfung aller Ausgaben, um Sie umfassend vor potenzieller Verschwendung zu schützen.
3. Eine kundenzentrierte Ansicht der Compliance Regeln, die nicht nur Ausgaben, sondern auch Reisen, Rechnungen, Verwaltungstools, Anträge, Regeln für die Ausgabenprüfung und mehr umfasst.
4. Echtzeit-Analysen, die den Endnutzerinnen und -nutzern Informationen zur Verfügung stellen, so dass es sich nicht nur um eine "nachträgliche" Prüfung handelt.
5. Ein Preis-Leistungsverhältnis, das am Ende nicht nur die Compliance verbessert, sondern auch die Kosten senkt.
6. Verkürzung der Bearbeitungs- und Rückerstattungszeit
7. Reibungslose Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prüferinnen und künstlicher Intelligenz