Kosten, Freibetrag & Steuer: Wie viel darf die Weihnachtsfeier kosten?

Das Thema „Weihnachtsfeier“ kann ein heikles sein – und das nicht nur, weil es traditionell mindestens einen Mitarbeiter gibt, der sich hemmungslos betrinkt und unangemessen verhält. Auch die Frage, wie viel eine Weihnachtsfeier kosten darf, wird häufig diskutiert. Nach einem Jahr Arbeit erwarten die Mitarbeitenden zu Recht ein schönes Fest, bei dem nicht jeder Cent umgedreht wird. Aber wie kostspielig sollte die Feier wirklich sein? Und was ist dabei steuerlich zu beachten?

Es gibt einen guten Grund für Unternehmen, mit einer offenen Bar bei der Weihnachtsfeier vorsichtig zu sein – und zwar nicht wegen des bereits erwähnten Risikos betrunkener Ausschweifungen. Auch aus steuerlicher Sicht ist es sinnvoll, die Kosten im Auge zu behalten. Denn wird der Freibetrag von aktuell 110 Euro brutto pro Person (ab 2024 150 Euro) überschritten, wird Lohnsteuer fällig. Um die Kosten der Weihnachtsfeier möglichst sinnvoll absetzen zu können, müssen Sie also die Gesamtkosten zuvor sorgfältig planen. 

Versteckte Kosten einer Weihnachtsfeier richtig kalkulieren

Nehmen wir einmal an, Sie buchen eine Weihnachtsfeier in einem hochklassigen Hotel. Die weitverbreitete Regel lautet: Solange die Rechnung für Essen und Getränke weniger als 110 EUR pro Mitarbeiter beträgt, ist alles in Ordnung. Aber Vorsicht: Mitarbeitende geben auch Geld für Übernachtungen, Zugfahrten und ähnliches aus. Und auch die Saalmiete, der DJ und andere Kosten müssen umgelegt werden. Was viele nicht wissen – wenn damit die Gesamtsumme von 110 EUR pro Person überschritten wird, muss für den Betrag, der darüber hinaus geht, Lohnsteuer entrichtet werden. Der Arbeitgeber kann dann den entstehenden steuerpflichtigen Lohnanteil pauschal mit 25 Prozent und einer pauschalen Kirchensteuer versteuern. Allerdings muss bei der Pauschalversteuerung wiederum auf die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung geachtet werden.

Typische Steuerfallen bei Weihnachtsfeiern vermeiden

• Achten Sie immer auf die Anzahl der Mitarbeitenden, die tatsächlich bei der Feier anwesend waren. Ein BFH-Urteil aus dem Jahr 2021 erklärt es für unzulässig, die Kosten auf die Anzahl der Eingeladenen umzulegen. Sagen also viele ab und Sie haben schlecht kalkuliert, müssen Sie mit einer steuerlichen Mehrbelastung rechnen. Übrigens: Auch ein Vorsteuerabzug für die Nicht-Erschienenen ist nicht zulässig.
   
• Sie hatten in diesem Jahr bereits mehrere Betriebsfeiern? Die steuerliche Abzugsfähigkeit gilt nur für zwei Feiern im Jahr. Bei einer dritten müssen Sie Lohnsteuer abführen, unabhängig von der 110 EUR-Grenze. Allerdings dürfen Sie wählen, für welche der drei Veranstaltungen das gilt, es muss nicht die Kosten der Weihnachtsfeier betreffen.
   
• Berücksichtigen Sie Begleitpersonen – die Kosten für sie werden den Mitarbeitenden zugerechnet.
   
• Sonderfall Minijobberinnen und Minijobber: Überschreiten Sie als Arbeitgeber die
  110 EUR Grenze könnten Mitarbeitende in Minijobs ihren Status als solche verlieren, da die Kosten steuerlich als Lohnkosten angesehen werden. Dies gilt dann zumindest für den Monat, in dem die Weihnachtsfeier stattfindet.

Freibetrag für Betriebsveranstaltungen 2024 und Arbeitszeit-Regelung

Seit 2015 liegt der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge oder Firmenjubiläen unverändert bei 110 Euro pro Person – einschließlich der Umsatzsteuer. Mit dem am 22. März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz sollte sich dies ursprünglich ändern. Die geplante Erhöhung auf 150 Euro wurde jedoch im Vermittlungsausschuss gestrichen. Wird der Steuerfreibetrag pro angestellte Person überschritten oder finden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr statt, gilt der darüberliegende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser Arbeitslohn unterliegt der Pauschalbesteuerung von 25 Prozent und kommt auch für Betriebsfeiern in Betracht, zu denen nicht alle Mitarbeitenden eingeladen werden.

Doch wie werden Betriebsveranstaltungen arbeitsrechtlich auf das Zeitkonto der Mitarbeitenden angerechnet? Findet die Veranstaltung während der regulären Arbeitszeit statt, so zählt sie rechtlich auch als Arbeitszeit. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese regulär zu vergüten. Betriebsveranstaltungen sind keine Pflichtveranstaltungen und auch, wenn sie für das Betriebsklima sehr förderlich sind, für Mitarbeitende freiwillig. Möchten sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen, müssen sie ihre Arbeitszeit trotzdem leisten. Findet die Veranstaltung jedoch außerhalb der regulären Arbeitszeit statt, so investieren die Teilnehmenden ihre Freizeit und müssen im Falle einer Absage nicht am Abend noch am Schreibtisch sitzen.

5 Strategien, um alle Kosten der Betriebsfeier steuerlich abzusetzen

Wie können Sie vermeiden, dass das Finanzamt einen Strich durch die sorgfältig kalkulierten Kosten Ihrer Weihnachtsfeier macht? Hier sind ein einige Tipps.

1. Behalten Sie den Überblick über die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden für die Veranstaltung. Sie könnten sonst schneller über den Freibetrag kommen als gedacht.
2. Vergessen Sie nicht, eine Bar-Sperrstunde einzurichten. Geben Sie mit einem Augenzwinkern einfach dem Finanzamt die Schuld.
3. Laden Sie unbedingt alle Mitarbeitenden auf einmal ein. Sie können leider keine getrennten Weihnachtsfeiern veranstalten und trotzdem den Freibetrag von 110 Euro in Anspruch nehmen. Das ist nach den Steuervorschriften ein absolutes Tabu.
4. Behalten Sie auch die Geschenke im Auge! Überreichen Sie Mitarbeitenden auf der Weihnachtsfeier Präsente, zählen auch sie zu dem Freibetrag von 110 Euro. Zwar ist seit 2022 ein monatlicher Sachbezug von bis zu 50 EUR steuerfrei, wird das Geschenk allerdings anlässlich der Weihnachtsfeier überreicht, ist es Bestandteil der Weihnachtsfeier-Kosten.
5. Planen Sie auf jeden Fall weniger als den genehmigten Freibetrag von 110 Euro brutto pro Person für Ihre Feier ein. Durch Absagen und andere Unwägbarkeiten brauchen Sie einen Puffer.

Und wie immer gilt: Am besten ist es, eine Richtlinie zu haben, die Sie konsequent anwenden können. Das gibt Ihren Mitarbeitenden Sicherheit, beugt Enttäuschungen vor und stellt auch das Finanzamt zufrieden. Eine Software zur Ausgabenverwaltung kann Ihnen das Leben leichter machen und gleichzeitig Ihr Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützen. Und vielleicht liegt die großartige Stimmung zwischen Ihren Mitarbeitenden und dem Finanzteam auf der Weihnachtsfeier dann ja gar nicht an einem besonders leckeren Tropfen, sondern daran, dass alle einfach zufriedener sind.