Darum sollten Sie Reisekosten und Spesen effektiv prüfen

Ein angemessenes Maß an Kontrolle der Reisekosten und Spesen ist für die Aufdeckung und Vermeidung von Verstößen gegen Ihre Richtlinien unabdingbar. Mit den richtigen Prüfregeln und Prüfprozessen können Sie die Einhaltung Ihrer Richtlinien durchsetzen, die Kosten im Griff behalten, schlechte Ausgabengewohnheiten erkennen und Compliance-Risiken mindern.

Wann sollten Sie Spesen prüfen?

Die Überprüfung der Spesenabrechnungen noch vor der Genehmigung vermeidet mühselige Rückforderungen von bereits erstatteten Beträgen. Darüber hinaus geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zur frühzeitigen Korrektur ihrer Abrechnungen. Dies vereinfacht den Genehmigungsprozess, verkürzt die Bearbeitungszeit und beschleunigt die Erstattung.

Was sollten Sie bei Reisekosten und Spesen prüfen?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien grundsätzlich verstanden werden, indem Sie zunächst alle Spesenabrechnungen prüfen. Später können Sie sich auf die Gruppen von Mitarbeitenden konzentrieren, bei denen das Risiko einer fehlerhaften Abrechnung besonders hoch ist. Dies sind zum Beispiel neue Mitarbeitende oder jene, die bereits häufiger Ausgaben eingereicht haben, die nicht Ihren Richtlinien entsprechen.

Wie sollte ein wirksames Auditierungsprogramm für Spesen aussehen?

Effektive Prüfungen senken die Kosten für Geschäftsreisen und den Zeit- und Kostenaufwand in der Verwaltung. Mit diesen 7 Tipps etablieren Sie einen erfolgreichen Prüfprozess:

1. Abläufe gemäß Ihren Richtlinien konfigurieren: Richten Sie Tages- und Wochenobergrenzen und Kennzeichnungen für doppelt eingereichte Spesen ein.
2. Kommunikation der Abläufe: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über die Reisekostenrichtlinien und das Prüfprogramm. Jeder sollte wissen, wie und welche Vorschriften einzuhalten sind.
3. E-Mail-Erinnerungen: Weisen Sie die Geschäftsreisenden und deren Vorgesetzte regelmäßig darauf hin, die Reisekosten fristgerecht abzurechnen.
4. Berichte automatisieren: Setzen Sie Berichtssoftware ein. Mit ihr erkennen Sie Trends und Probleme einfacher und können Ihre Prüfer zielorientiert einsetzen.
5. Gegenprüfungen durchführen: Gleichen Sie bei jeder Abrechnung die elektronischen Belege und Kreditkartendaten mit den Reiseplänen ab.
6. Verwenden Sie Dashboards und passgenaue Berichte: Um Verstöße und doppelt eingegebene Spesen zu erkennen, müssen Sie keine Datenberge mehr durcharbeiten, sondern können vorkonfigurierte Dashboards und auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Berichte nutzen. Damit gewinnen Sie Zeit für die Klärung wichtiger geschäftlicher Fragen.
7. Externes Expertenwissen nutzen: Beziehen Sie externe Experten für effiziente und objektive Prüfungen ein.

Unternehmen, die Lösungen von SAP Concur einsetzen, verzeichnen folgende Erfolge:

• Höhere Effizienz bei der Überprüfung
• Mehr Abrechnungen, die richtlinienkonform eingereicht werden
• Weniger verlorene Quittungen
• Einsparungen bei Geschäftsreisen pro Organisation

Wie kann SAP Concur beim Prüfen von Reisekosten und Spesen helfen?

Die Lösungen von SAP Concur bieten Ihnen umfassende Erkenntnisse, mit denen Sie die Komplexität reduzieren und die Ausgaben klar erkennen, sodass Sie diese proaktiv steuern können. Zusätzlich bieten Ihnen unsere Auditservices weltweit objektive, externe Prüfungen. Wir helfen Ihnen bei der schnellen und exakten Prüfung und entlasten damit interne Ressourcen.

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