Reiserichtlinien: So sorgen Sie für sichere Geschäftsreisen

Als Unternehmer mit reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben Sie die Pflicht und Verantwortung, für deren Sicherheit zu sorgen. Kommunikation und Schulung sind dabei der Schlüssel, um sie auf ihre nächste Geschäftsreise vorzubereiten. Vor allem die Anwendung von Reiserichtlinien trägt dazu bei, die Sicherheit der Reisenden zu erhöhen – und das bereits während der Planung.

Planung und Vorbereitung vor der Reise

Wenn Mitarbeitende in ein Gebiet reisen, mit dem sie nicht vertraut sind, sollten sie sich zunächst selbst über die Region informieren oder nachsehen, ob ihr Arbeitgeber hier spezielle Richtlinien hat. In jedem Gebiet gibt es lokale Vorschriften und kulturelle Unterschiede – im Sinne der Sicherheit ist es wichtig, die Regeln einzuhalten. Wenn Sie sich vorab mit den spezifischen Tipps für internationale sichere Geschäftsreisen vorbereiten, können Sie einige potenzielle Fallstricke auf Reisen umgehen. Auf vier Themen sollten Sie dabei ein besonderes Augenmerk legen.

1. Extremes Wetter: Überall auf der Welt gibt es Wetterereignisse, die nicht unbedingt in den Nachrichten in Deutschland erscheinen. Überschwemmungen und Erdbeben sind an manchen Orten an der Tagesordnung. Deshalb ist es auch aus Sicherheitsgründen immer wichtig, dass sich die Reisenden über das Wetter in der Region auf dem Laufenden halten. Hier bieten sich entsprechende Apps an, die Wetterwarnungen anzeigen.
2. Kulturelle Unterschiede: Örtliche Gepflogenheiten können sich ändern, unter Umständen von heute auf morgen. Wenn Reisende nicht mit ihnen vertraut sind, machen sie zwangsläufig Fehler. Bereits das berühmte Fettnäpfchen kann sehr unangenehm und peinlich sein. Doch Fehler können auch weitaus schwerwiegender sein und mit Geld- oder Haftstrafen geahndet werden. Die Business-Etikette ist ebenfalls in wesentlicher Bestandteil des internationalen Reisens. Es ist immer hilfreich, vorab einige wichtige Redewendungen in der Fremdsprache zu lernen, um sie im Zweifelsfall anwenden zu können.
3. Örtliche Unruhen: Internationale Geschäftsreisende kommen unter Umständen auch in Gebiete, in denen politische Instabilität herrscht. Solche Unruhen können sich auf die Reise auswirken und oft zu gefährlichen Situationen führen. Das politische Klima im geplanten Reisegebiet zu kennen, ist für die Sicherheit der Reisenden unumgänglich. Und natürlich hat dieses Wissen darüber hinaus Einfluss darauf, ob aus der Geschäftsreise auch ein Workation-Trip werden kann.
4. Fehlende Dokumente: Bei internationalen Trips müssen die Reisenden nachweisen, dass sie auch rechtmäßig in das betreffende Gebiet einreisen dürfen. Dazu müssen sie jederzeit die richtigen Dokumente wie Reisetickets, ein Reisepass und möglicherweise ein Visum mit sich führen. Darüber hinaus ist es wichtig, alle Dokumente an einem Ort aufzubewahren. Reisende sollten auch Versicherungsinformationen, Unterlagen für die Autovermietung und Hotelreservierungen zusammen aufbewahren, damit sie diese bei Bedarf jederzeit vorlegen können.

10 Tipps für die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie

Erfahren Sie in diesem Leitfaden, was Reiserichtlinien und Reisekostenrichtlinien oder Richtlinien für Mitarbeiterausgaben beinhalten müssen.

Leitfaden hier downloaden

Wichtiger Bestandteil der Planung: Reisetraining und Unterstützung

Die Recherche für eine bevorstehende Reise Ihres Unternehmens ist nur der halbe Weg zum Ziel. Sie müssen diese Informationen auch an diejenigen weitergeben, die die Reise antreten. Nicht jede Situation lässt sich vorhersagen und im Vorfeld kontrollieren. Aber Sie können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über gängige Risiken informieren und ihnen zeigen, wie sie damit umgehen können. Die Schulung sollte deshalb darauf abzielen, dass sich Ihre Mitarbeitenden nicht in gefährliche Situationen begeben. Es ist immer einfacher, Gefahren zu vermeiden, als sich aus ihnen zu befreien.

Die Schulung muss auch Handlungsempfehlungen für gefährliche Situationen enthalten. Wenn Sie also kritische Szenarien besprechen, sollten Sie auch darüber aufklären, was im Fall des Falles zu tun ist. Mit dem entsprechenden Wissen im Gepäck können Ihre Mitarbeitenden und Mitarbeiter richtig reagieren. Auch wenn es dramatisch klingt – richtiges Verhalten kann im Notfall lebensrettend sein. In jedem Fall gilt: Je mehr Sie mit Ihren Reisenden über die Risiken sprechen, desto besser können sie diese erkennen und vermeiden.

Unsere Reisetipps für Geschäftsreisende

Sicherheitsrichtlinien können manchmal übervorsichtig klingen. Für einige Mitarbeitende ist das eine Einladung, sie nicht ganz so ernst zu nehmen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Bedeutung der Richtlinien vermitteln – im Interesse der reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch, um Ihre Fürsorgepflicht zu erfüllen.

Wichtige Beispiele für sinnvolle Sicherheitsrichtlinien:

• Bewahren Sie Hab und Gut sicher auf: Auf Reisen sollten Ihre Mitarbeitenden immer ganz besonders aufmerksam sein und auf ihr Bauchgefühl hören. Dazu gehört zum Beispiel, unbekannte oder schlecht beleuchtete Gegenden zu meiden, vor allem bei Nacht. Dokumente und Wertsachen gehören immer an einen sicheren Ort, der möglichst nicht zu offensichtlich ist.

• Notieren Sie Ihre Notfallkontakte: Es ist wichtig, dass Reisende Notfallkontakte mit sich führen. Dazu gehören die Kontaktinformationen des Konsulats oder der Botschaft sowie die Kontakte zuhause. Durch das Mitführen einer ausgedruckten Kontaktliste sind Reisende nicht auf ihr Gedächtnis oder einen digitalen Kontaktspeicher angewiesen.

• Wählen Sie Ihre Verkehrsmittel sorgfältig aus: Nehmen Sie nur seriöse Transportmöglichkeiten in Anspruch. Wählen Sie lizenzierte Taxis, seriöse Unternehmen oder öffentliche Verkehrsmittel. Reisende sollten darauf achten, dass sie Sicherheitsgurte anlegen oder sich an den Handläufen festhalten. Das gilt auch dann, wenn es sonst vor Ort unüblich ist. In anderen Ländern gelten andere Verkehrsregeln, aber die eigene Sicherheit geht immer vor.

• Achten Sie auf die Gesundheitsprophylaxe: Es kann hilfreich sein, vor der Reise einen Termin mit Fachleuten für Reisegesundheit zu vereinbaren. Sie können Ihre Mitarbeitenden auf spezifische Gesundheitsprobleme in der Region aufmerksam machen (z. B. in Bezug auf Trinkwasser oder bestimmte Speisen). Die Reisenden müssen natürlich über die für das Reiseziel erforderlichen Impfungen und Medikamente verfügen. Eine umfassende Reiseversicherung kann dabei eine Voraussetzung sein. Sie deckt üblicherweise medizinische Notfälle, Reisestornierungen und andere unvorhergesehene Ereignisse ab. Alle Reisenden sollten eine Karte oder ein Dokument mit wichtigen medizinischen Informationen mit sich führen (z. B. zu Allergien, der Blutgruppe oder bestehenden Krankheiten und benötigten Medikamenten).

Wenn Ihre Mitarbeitenden diese Tipps befolgen, wird die Reise bestimmt sicherer – und damit vielleicht auch etwas entspannter.